10 meilleurs logiciels de gestion pour organisme de formation à connaître en 2024

Les logiciels de gestion dédiés aux organismes de formation ont profondément transformé la manière dont les formations sont administrées, devenant rapidement des outils essentiels dans le secteur de l’éducation. Ces solutions innovantes ont révolutionné la gestion des processus administratifs liés aux formations, offrant aux formateurs et aux responsables pédagogiques une multitude d’outils et de fonctionnalités pour optimiser l’expérience des apprenants. Grâce à leur intégration transparente, ces logiciels simplifient la planification, l’organisation et le suivi des formations, permettant ainsi d’offrir un apprentissage de qualité tout en réalisant des économies de temps et de ressources précieuses.

« Ces logiciels de gestion des formations sont indispensables pour générer plus de ventes et améliorer les résultats financiers des organismes de formation. »

P. Dubois Directeur d’un Organisme de formation

Les 10 meilleurs logiciels de gestion pour organisme de formation

1. Edusign
2. Wooclap
3. Articulate 360
4. Google Classroom
5. Klaxoon
6. Microsoft Teams
7. Digiforma
8. Moodle
9. Canva
10. Blue Note Systems

Voici notre tableau comparatif des 10 logiciels de gestion pour organisme de formation à connaître

Logiciels formation	Catégorie	Prix	Fonctionnalités principales
Edusign	Gestion administrative	À partir de 24,99€/mois	Émargement numérique, suivi commercial, catalogue de formations, bilan pédagogique et financier, extranet dédié, SCORM, assiduité, intégration, compétences, Qualiopi
Wooclap	Outil pédagogique	De 99€/an à 999€/an	Interaction, collaboratif, évaluation, suivi des résultats, coaching
Articulate 360	Outil pédagogique	De 648€/an à 2 388€/an	Création de contenus e-learning, mobile, hors-ligne, SCORM, intégration
Google Classroom	Outil pédagogique	Gratuit	Gestion de classe, partage de documents, évaluation, communication, collaboration
Klaxoon	Outil pédagogique	De 12€/mois à 45€/mois	Collaboration, interaction, quiz, sondages, évaluation
Microsoft Teams	Outil pédagogique	À partir de 5,20€/utilisateur/mois	Communication, partage, collaboration
Digiforma	Gestion administrative	De 39€/mois à 99€/mois	Gestion des inscriptions, gestion des sessions, suivi des paiements, facturation, émargement numérique
Moodle	LMS	Gratuit	Gestion des cours, évaluation, suivi des résultats, SCORM, intégration
Canva	Outil auteur	Gratuit à 11,99€/mois	Création de supports de cours, présentations, éléments graphiques
Blue Note Systems	Gestion administrative	De 80€/mois à 180€/mois	Gestion des inscriptions, gestion des sessions, suivi des paiements, facturation, émargement numérique, intégration

Qu’est-ce qu’un bon logiciel pour la formation ?

Un bon logiciel de gestion pour organisme de formation doit répondre aux besoins spécifiques des formateurs et des apprenants. Il doit permettre aux formateurs d’organiser les formations, de communiquer avec les apprenants, de gérer les inscriptions et le suivi des paiements, etc.

Certains logiciels sont plus adaptés aux petites organisations, tandis que d’autres logiciels conviennent mieux aux grandes organisations. Il est important de choisir un logiciel qui correspond à la taille et au type d’organisme de formation. Regarder la liste des fonctionnalités est un bon point de départ.

Le choix du logiciel dépend également des besoins spécifiques de l’organisme de formation. Les fonctionnalités proposées par les différents logiciels doivent être étudiées avec soin avant de faire un choix.

Il est important de bien comparer les logiciels avant de faire un achat. Il est également important de vérifier si le logiciel est compatible avec les outils et les applications utilisés par l’organisme de formation.

Certains logiciels présentent des coûts plus élevés en raison de la variété étendue de fonctionnalités qu’ils offrent pour la gestion complète des formations. À l’inverse, d’autres logiciels, bien que moins onéreux, pourraient ne pas inclure toutes les fonctionnalités nécessaires. Il est recommandé d’orienter le choix d’un logiciel en fonction de la taille de l’entreprise et de son budget, afin de trouver le meilleur équilibre entre coût et fonctionnalités.

Explorez les différentes options de logiciels de gestion conçues pour s’adapter à toutes les tailles, avec une personnalisation avancée et des fonctionnalités analytiques pour une gestion optimale. Découvrez comment ces solutions peuvent contribuer à optimiser les ressources, renforcer la relation-client et améliorer le pilotage de votre centre de formation.

Les catégories d’outils

Une bonne gestion des formations pour un organisme de formation ou un établissement du supérieur nécessite des logiciels. Ainsi, des classiques sont établies et utiles à suivre. En voici un court aperçu :

• ERP – Pour gérer les ressources de l’entreprise, la facturation, les emails, etc.
• LMS – Afin de rendre disponible ses formations en ligne et gagner en qualité et en temps
• Outil de facturation, paiement et compte bancaire
• Logiciel pour les feuilles de présence et signature électronique
• Logiciel de questionnaires.

Il s’agit ici des fondations utilisées par des centres de formation tels que Rocket School. Toutefois, de nombreux autres logiciels sont utiles, que ce soit pour créer du contenu ou gérer l’admission des apprenants. Les plus ambitieux iront jusqu’à ajouter une application mobile pour le mobile learning.

Voici un choix de quelques logiciels parmi les « indispensables » des organismes de formation.

Pour réaliser cette analyse comparative, nous avons pris en considération divers critères essentiels:

• La pertinence des fonctionnalités offertes,
• La facilité (ergonomie, interface intuitive),
• La réputation du logiciel.

Par ailleurs, notre évaluation s’est fondée sur des éléments cruciaux pour la gestion des organismes de formation:

• Un suivi commercial et administratif optimal,
• Une sécurité des données irréprochable,
• Une conformité à la certification Qualiopi.

Edusign

Edusign est un logiciel de gestion pour organisme de formation qui permet aux formateurs de gérer les feuilles de présence, la signature électronique et les questionnaires en formation.

Le papier n’est plus utilisé et une plateforme digitale permet d’effectuer le suivi. La gestion administrative des formations est simplifiée au maximum.

Les feuilles de présence sont signées par les intervenants et les étudiants en quelques instants. Tout est synchronisé en temps réel pour un gain de temps maximal.

Le petit plus ? Les feuilles sont téléchargeables en PDF et acceptées par les OPCO et autres organismes financeurs.

De plus, il est possible de créer des questionnaires et d’analyser les réponses grâce à ce logiciel. La solution propose une gestion complète en temps réel.

Edusign est un logiciel adapté aux petites, moyennes et grandes organisations qui permet aux formateurs de gérer les feuilles de présence et les questionnaires en deux clics.

Avec plus de 1000 intégrations, le logiciel peut se connecter à de nombreux outils utiles pour les formations.

Un centre de formation se réjouit de l’intégration de l’ensemble de ses outils pour optimiser l’expérience pédagogique. Par exemple, grâce à notre intégration, un CRM ou ERP peut automatiquement transférer les contacts vers Edusign, assurant ainsi un suivi complet en temps réel de manière automatisée.

Le logiciel est disponible en français, en anglais et en italien. Edusign s’avère être l’outil idéal pour un centre de formation désireux de disposer d’une solution complète pour la gestion de la formation, avec un tableau de bord intuitif et une application professionnelle.

Découvrez comment Edusign peut améliorer le pilotage .

Prix : À partir de 24,99€/mois

Pour quelle taille d’organisation : Petites, moyennes et grandes

API et intégrations : API Rest ouverte + Intégrations natives et Zapier

Wooclap

Wooclap est un logiciel pour améliorer la pédagogie en classe. Il permet aux enseignants de créer des quiz interactifs, de s’assurer que les étudiants comprennent bien le cours et d’obtenir des statistiques sur l’apprentissage.

Wooclap, c’est aussi une solution avec des outils pour animer une classe numérique : 

• Sondages en direct
• Notation collaborative
• Tableau blanc interactif intégré
• Etc

Wooclap ajoute également de la gamification à son logiciel

La gamification est un excellent moyen de développer l’intérêt des étudiants pour le cours proposé.

Par ailleurs, l’utilisation des appareils mobiles et des ordinateurs dans un but pédagogique dynamise l’enseignement dans les organismes de formation et écoles, ce qui est très apprécié par les apprenants. 

Prix : Gratuit puis à partir de 6,99€/mois en version premium

Pour quelle taille d’organisation : Petites, moyennes et grandes

API et intégrations : Pas d’API ouverte, Intégrations natives uniquement

Articulate 360

Articulate 360 est un outil d’e-learning qui permet aux formateurs de créer des cours en ligne et des quiz. Il est également possible d’intégrer du contenu vidéo et audio dans les formations.

L’interface d’Articulate 360 n’est pas la plus moderne, sans être dépassée pour autant. Le nombre de fonctionnalités joue dans ce ressenti.

En revanche, Articulate 360 est un logiciel très complet qui répond aux besoins spécifiques des organismes de formation. Il offre une gamme complète de fonctionnalités permettant de générer du contenu multimédia, de créer des quiz et d’analyser les résultats.

Articulate 360 est un logiciel très utile pour permettre aux formateurs de créer des cours en ligne et d’analyser les résultats avec des données. Il est également adapté aux petites et aux grandes organisations.

Prix : À partir de 50

Pour quelle taille d’organisation : Moyennes et grandes

API et intégrations : NA

Google Classroom

Google n’est plus à présenter : leurs produits sont simples et efficaces. Google Classroom est une solution idéale pour la gestion des formations courtes en ligne. Les formateurs indépendants apprécieront l’interface moderne, simple et efficace.

Le logiciel permet de gérer les inscriptions, les contenus et les quiz. Il est également possible d’intégrer des vidéos et des audio dans les formations.

L’outil est parfait pour gérer une classe, comme l’indique son nom. En revanche, le logiciel n’est pas vraiment adapté à des centres de formation qui gèrent de nombreux clients.

Prix : Gratuit

Pour quelle taille d’organisation : Petites, moyennes et grandes – Conseillé pour les petits

API et intégrations : API Rest ouverte

Klaxoon

Klaxoon est une entreprise française. Leur solution est très utilisée par les grandes entreprises pour les réunions à distance.

L’outil permet de gérer les interactions à distance avec aisance et peut être utilisé pour les formations. Il est aussi possible de gérer ses formations de A à Z sur l’outil. Toutefois, il faut le compléter avec un ERP pour organiser l’administratif en centre de formation.

Klaxoon offre une gamme complète de fonctionnalités qui permettent de dynamiser les formations à distance. De nombreux outils de brainstorming sont disponibles, avec de la collaboration en temps réel.

Par ailleurs, c’est un outil parfait pour les entreprises qui souhaitent impressionner leurs clients. L’intégration avec Microsoft Teams est utilisée par de nombreuses entreprises pour dynamiser les réunions à distance.

La solution amène une interactivité inégalée par d’autres logiciels de gestion de la formation.

Prix : Gratuit, puis à partir de 9,90€/utilisateur/mois en version premium

Pour quelle taille d’organisation : Petites, moyennes et grandes

API et intégrations : API Rest fermée, sur demande + Intégrations natives

Microsoft Teams

Microsoft propose une suite d’outil pour la gestion des formations. La firme américaine s’est récemment rapprochée du monde de l’éducation. En effet, l’explosion des interactions à distance a incité Microsoft à accélérer le développement de Microsoft Teams, l’outil de visio à distance.

Toutefois, Teams peut aussi être utilisé pour la gestion des formations. En effet, des discussions et des questionnaires sont disponibles. Les formateurs peuvent partager leur contenu et leur écran si nécessaire.

Enfin, Microsoft Teams propose de nombreuses intégrations, ce qui permet d’ajouter différentes fonctionnalités. Par exemple, Edusign s’intègre à Microsoft pour y ajouter la gestion des feuilles de présence en formation.

L’avantage de Microsoft Teams réside dans la centralisation des actions. Ainsi, la communication écrite, vidéo ainsi que les contenus sont réunis au même endroit. Il est possible de passer du travail à la formation sans quitter le logiciel.

Prix : Gratuit, puis à partir de 3,40€/utilisateur/mois en version premium

Pour quelle taille d’organisation : Petites, moyennes et grandes

API et intégrations : API Rest ouverte + App marketplace

Digiforma

Digiforma est un outil complet de gestion de la formation adressé aux organismes de formation de taille moyenne. De plus, Digiforma est une entreprise française.

Il permet de gérer les inscriptions, le contenu et la facturation. Il est également possible d’intégrer des modules d’e-learning dans les formations. La gestion est complète. Toutefois, il sera nécessaire d’utiliser des outils complémentaires si le besoin est pour un grand nombre de formations, ou avec des besoins spécifiques.

On appréciera le suivi des indicateurs Qualiopi et du budget. Néanmoins, l’aspect visuel et ergonomique de la plateforme n’est pas toujours des plus modernes. Un bémol compensé par le nombre de fonctionnalités.

En effet, le logiciel offre une gamme complète de fonctionnalités. Digiforma gère le format SCORM. La gestion de la qualité, Qualiopi, lors des formations pour les clients est présente dans l’offre de gestion des formations.

L’outil propose notamment :

• Tableau de bord des formations inter/intra
• Planning des sessions et des ressources
• Catalogue de formations
• Modules e-learning
• Devis et facturation

Prix : Gratuit, puis à partir de 69€/utilisateur/mois en version premium

Pour quelle taille d’organisation : Petites et moyennes

API et intégrations : API sur demande + Zapier

Moodle

Moodle est un outil open source de gestion de la formation. La solution est très populaire dans le monde de l’éducation et des universitaires.

Moodle offre un large panel de fonctionnalités, allant de la gestion des inscriptions au suivi des apprenants. Moodle permet aussi de gérer les quiz et les activités en ligne.

Les formations sur Moodle sont découpées en sessions. Le reste est ensuite très libre. Moodle ne propose pas une interface moderne naturellement. Il faut alors différents développements ou plugins complémentaires.

Ce logiciel de gestion de formations n’est pas recommandé pour les petits organismes. En revanche, les grands centres de formation avec des développeurs à disposition peuvent aimer la flexibilité de l’outil.

Moodle est surtout adapté pour la gestion des formations à distance. L’outil est également utilisé pour la formation continue. Les grandes écoles et les établissements du supérieur intègrent Moodle à d’autres outils.

Prix : Gratuit… Mais Moodle peut demander de nombreux développements

Pour quelle taille d’organisation : Petites, moyennes et grandes

API et intégrations : API ouverte + App marketplace

Canva

Canva est un logiciel de design graphique en ligne très populaire auprès des professionnels et des amateurs. Il permet de créer facilement des visuels attrayants pour les formations.

Canva est idéal pour les organismes de formation, car il permet de créer des visuels qui rendent votre contenu plus attrayant et engageant.

Tout comme Wooclap, le logiciel n’est pas un outil de gestion de la formation à proprement dit. Toutefois, il est tellement utilisé par les organismes de formation qu’il mérite d’être mentionné.

Quelques fonctionnalités de Canva : 

• Des millions de photos accessibles
• Création d’images et vidéos rapides – Parfait pour dynamiser son contenu pédagogique
• Gestion de modèle
• Et bien plus, jusqu’à la planification des posts sur les réseaux sociaux

Prix : Gratuit, à partir de 12,99€/mois pour 5 utilisateurs

Pour quelle taille d’organisation : Petites, moyennes et grandes

API et intégrations : API Rest + Intégrations natives

Blue Note Systems

Blue Note Systems propose un logiciel de gestion de la formation complet. Il est apprécié par les organismes de formation qui cherchent une alternative à Digiforma.

La solution permet de gérer son organisme de A à Z d’un point de vue administratif.

4 grandes briques composent Blue Note Systems : 

• L’aspect marketing
• La gestion des formations
• Les rapports
• Le tout, aidé par des intégrations

Blue Note Systems ne prétend pas être le logiciel le plus beau ou le plus complet du marché. En revanche, il permet de démarrer avec un outil qui centralise ses informations, sans avoir à investir dans un ERP trop coûteux.

Prix : Sur demande

Pour quelle taille d’organisation : Petites, moyennes et grandes

API et intégrations : API sur demande

BONUS – Les CRM et outils d’e-mailing

Lorsque vous avez un organisme de formation, il est facile de se concentrer uniquement sur ce qu’il se passe dans l’organisme. Autrement dit, on oublie de faire de la communication et de la vente pour attirer de nouveaux apprenants.

Les activités marketing dépendent de votre taille. Toutefois, certains logiciels restent utiles pour tous.

Par ailleurs, la boucle de croissance d’un organisme de formation a succès est la suivante :

• Une super formation
• Qui génère des recommandations (souvent à l’aide d’une communauté)
• Qui permet d’obtenir plus de revenues et donc une meilleure formation, etc.

Pour arriver à augmenter la partie revenue, des outils existent.

CRM – Pipedrive ou Hubspot

Pipedrive et Hubspot sont des outils permettant de gérer les contacts de votre centre de formation. Ainsi, les apprenants, intervenants et autres partenaires sont suivis depuis un logiciel central.

Les “deals”, qui peuvent être des contrats d’apprentissage ou de formateurs par exemple, sont suivis sur une interface claire.

La force des CRM modernes réside dans leurs intégrations. Par exemple, il est possible d’importer automatiquement ses contacts depuis Hubspot vers Edusign via une automatisation Zapier.

Emailing – Mailchimp ou Mailjet, voire Lemlist

Avoir une newsletter est particulièrement utile. En effet, en marketing, il faut en moyenne 7 points de contact pour convaincre d’acheter. Il en est de même pour les formations.

Ainsi, la newsletter permet d’envoyer des informations aux apprenants régulièrement. Cette pratique assure que l’organisme de formation ne soit pas oublié.

Mailchimp est gratuit jusqu’à 2000 contacts. Idéal pour un organisme de formation qui démarre.

Pour les plus grandes organisations, universités ou grandes écoles, avec des développeurs, Mailjet sera parfait. Le logiciel propose des envois faciles et en masse via API. Toutefois, avec un prix sous contrôle.

Envie de passer à la vitesse supérieure ? Un outil de prospection est nécessaire.

Un logiciel de cold e-mailing tel que Lemlist permet l’envoi d’email à des prospects. De ce fait, vous pourrez toucher des personnes ne connaissant pas encore votre organisme. 

Toutefois, la communication est clé et envoyer des emails sans réfléchir aux mots utilisés s’avère dangereux. C’est un outil puissant à utiliser avec précaution.

En résumé

La formation professionnelle occupe une place centrale dans la stratégie de croissance des entreprises, mais sa gestion peut être complexe et chronophage. Afin de remédier à ces défis, l’utilisation d’un logiciel de formation complet comme Edusign est incontournable. Cette solution permet de non seulement d’optimiser le processus de gestion de la formation, mais aussi de réduire les coûts administratifs.

En adoptant Edusign, un logiciel dédié à la gestion de la formation, vous vous assurez d’une prise en charge à 360° de l’ensemble de vos ressources humaines et des formations déployées, favorisant ainsi le plein épanouissement de chaque individu.

Définitions

• Qu’est ce qu’un ERP ?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un logiciel de gestion intégrée qui permet à une entreprise de centraliser ses données et ses processus métiers.

• Qu’est ce qu’un LMS ?

Un LMS (Learning Management System) est un logiciel de gestion de la formation en ligne qui permet de créer, gérer et suivre des cours en ligne. Il permet notamment de gérer les inscriptions, les ressources pédagogiques, les évaluations et les résultats.

Questions Fréquentes

• Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de gestion de formation pour mon entreprise ?

Les logiciels de gestion de formation offrent une centralisation des données, facilitent le suivi des formations, optimisent la gestion pédagogique, et améliorent l’efficacité globale du processus de formation.

• Comment bien former ses utilisateurs à un logiciel ?

La formation sur un logiciel peut se faire à travers des tutoriels en ligne, des cours spécialisés, des formations en entreprise, ou encore en utilisant des manuels d’instruction.

• Comment créer un ERP ?

La création d’un ERP est une tâche complexe qui nécessite une expertise en développement logiciel. Il est souvent plus pratique d’acheter et de personnaliser un ERP existant.

• Quel ERP pour un centre de formation ?

Le choix d’un ERP dépend des besoins spécifiques du centre de formation. Certains ERP populaires incluent SAP, Oracle et Microsoft Dynamics.

• Comment élaborer un programme de formation ?

Pour élaborer un programme de formation, identifiez les objectifs, définissez les contenus, choisissez les méthodes pédagogiques, et évaluez les résultats attendus.

• Quelles sont les différences entre un LMS basé sur le cloud et un LMS hébergé en local ? (Learning Management System)

Un LMS basé sur le cloud est accessible via Internet, avec des avantages en termes de flexibilité et de mises à jour automatiques. Un LMS hébergé en local est installé sur les serveurs internes d’une organisation, offrant un contrôle direct mais nécessitant une maintenance plus poussée.

• Qu’est-ce qu’un logiciel en mode SaaS et en quoi cela diffère-t-il d’autres solutions de gestion ?

Les logiciels en mode SaaS sont basés sur un modèle d’abonnement en ligne, offrant une accessibilité totale via Internet sans nécessiter d’installations locales.

• Quels sont les avantages d’utiliser des logiciels de gestion basés sur le mode SaaS pour un organisme de formation ?

Les solutions SaaS offrent une flexibilité accrue, un accès en ligne et des mises à jour automatiques, idéales pour les besoins changeants des organismes de formations.

• Comment les logiciels présentés peuvent-ils optimiser la gestion commerciale d’un organisme de formation ?

Les logiciels de formation intègrent des fonctionnalités spécifiques pour la gestion commerciale, comme la facturation, le suivi des paiements, et des tableaux de bord pour une visibilité complète.

• Comment ces solutions de gestion contribuent-elles à la traçabilité des données pour un organisme de formation ?

Les fonctionnalités de traçabilité garantissent une gestion transparente des données, essentielle pour assurer la qualité des formations et la conformité aux normes.

• Comment évaluer l’efficacité d’un logiciel de gestion de formation ?

L’efficacité d’un logiciel de gestion de formation peut être évaluée en examinant ses fonctionnalités d’analyse, sa capacité à suivre les performances des apprenants, et sa facilité d’intégration dans le processus de formation.

• Comment les logiciels de formation contribuent-ils à l’optimisation des ressources humaines ?

Les logiciels de formation optimisent les ressources humaines en simplifiant la gestion des formations, en automatisant les processus administratifs, et en offrant des outils de suivi des compétences.

• Comment choisir entre une plateforme e-learning et un logiciel de formation classique ?

Le choix entre une plateforme e-learning et un logiciel de formation classique dépend des besoins spécifiques de votre entreprise, de la portée mondiale souhaitée, et des fonctionnalités requises.

• Comment un logiciel de formation peut-il contribuer à la certification des apprenants ?

Les logiciels de formation facilitent la gestion des certifications en automatisant le suivi des progrès, en générant des rapports détaillés, et en assurant la conformité aux normes de certification.