Lorsqu’il s’agit de gestion de documents, un organisme de formation peut rapidement être débordé. Or, en pleine ère de digitalisation, de nouveaux outils modernes de gestion ne cessent d’apparaître. Comment sélectionner les outils adaptés ? Nous avons testé de nombreux outils et voici notre sélection de 10 outils qu’un organisme de formation devrait adopter. Ils sont pratiques, simples à utiliser et très intuitifs. De plus, dans cette sélection, il est possible de retrouver des outils pour créer des manuels interactifs, des quiz en ligne, des sondages, des plateformes de discussions et de gestion de projets de groupes. Plusieurs outils permettent la gestion de contenu d’informations. Enfin, deux outils concernent la gestion des signatures électroniques pour les contrats, les feuilles de présences etc… afin de gagner du temps et d’optimiser la productivité de votre organisme de formation.
Wooclap 
Voici un outil indispensable pour l’animation des cours et des formations. Wooclap utilise les smartphones comme un outil d’apprentissage. Il est ainsi possible de créer des questionnaires, des sondages… à partir d’un système de vote interactif et complètement digitalisé. Le formateur prépare les questions à l’avance. Le lancement des questionnaires, sondages se fait très simplement. Les participants se connectent sur le lien de partage URL, à l’aide d’un nom. Il est possible de répondre en direct avec un ordinateur, un téléphone, une tablette mais également par SMS. Ainsi, cette plateforme est très utile pour augmenter l’attractivité de vos cours et formations. De plus, le formateur reçoit l’ensemble des résultats et peut ainsi les analyser. La plateforme propose également un chat en direct pour poser des questions.
Manual.to
Il s’agit d’un outil de création de contenu pour les manuels en ligne. Avec cet outil, il est possible d’ajouter des photos interactives, des vidéos explicatives à votre manuel. Tout cela partageable rapidement à l’aide d’un URL ou d’un QR code. L’ensemble des manuels peuvent être consultés partout et à tout moment. Il est possible à tout moment de mettre à jour votre manuel. La nouvelle version sera mise à jour directement. De plus, Manual.to propose la création de manuels dans toutes les langues. Très simple d’utilisation, l’utilisation de manuels interactifs permet d’augmenter l’interactivité et l’attractivité dans vos cours et formations.
Beecome
La plateforme Beecome est une plateforme sécurisée et simple d’utilisation qui permet la gestion et le contrôle de groupes de travail. Il est possible de créer des notes, des projets, des réunions privées et même de mettre en place des classes virtuelles. L’ensemble de vos communications privées sont sécurisées. Beecome est disponible sous forme de plateforme sur tablette et ordinateur et sous forme d’application. Ainsi, Beecome permet de regrouper l’ensemble de vos conversations projets, de vos notes, et de centraliser l’ensemble de vos documents. Tous les documents sont facilement exportables. Une page peut être créer regroupant l’ensemble des membres de votre école ou centre de formation. Il est possible d’écrire des messages sur les murs de publication de certains groupes ou de l’ensemble de l’organisme.
Atolia
Atolia est un espace de travail sécurisé pour des équipes. Il permet de mettre en place une messagerie instantanée, un agenda, la création de projets. Cette plateforme permet également de créer des visioconférence et de partager des documents. De plus, Atolia est un logiciel téléchargeable sur tous les ordinateurs et les tablettes. Il existe également une application. L’ensemble de vos groupes sont visibles. Il est possible de discuter avec des collaborateurs avec Atolia. Les documents envoyés sont téléchargeables rapidement et facilement. De plus, il est possible d’intégrer de nombreux modules à la plateforme Atolia ainsi qu’à l’application: appels vidéos, messagerie, agenda…
Feedly
Il s’agit d’un agrégateur de flux RSS et Atom en ligne. À travers une application ou un navigateur pour les ordinateurs, il est possible de visualiser rapidement les nouveautés de vos favoris sous différentes vues. Tout cela permet de gérer ses abonnements à des flux RSS. Ainsi, Feedly permet de trier et classer des centaines de sources d’informations. À partir de son cloud personnel Feedly, il est possible de sélectionner des ensembles de blogs et articles par thème. Le concept: l’outil ajouter du contenu qui permet de rechercher des contenus par URL, mot-clé sous forme de tag et flux RSS. L’ensemble des catégories sont personnalisables. Les flux d’informations peuvent être visionner sous forme d’affichage de listes, de magazines, de vignettes. De plus, Feedly optimise la recherche d’informations avec un moteur de recherche par mots-clés intégré, des raccourcis clavier, des tags, des partages et des archivages.
Audacity
Audacity est un logiciel qui permet l’enregistrement et le partage de fichiers audios très simplement. Ainsi, cet outil est très pratique pour des briefing et communiquer avec des apprenants. De plus, Audacity permet d’éditer les sons sur plusieurs pistes. Il est possible de copier, coller, sectionner des sons. L’ajout de plugin est recommandé pour obtenir des effets sonores variés et originaux. De plus, les effets sonores permettent de retoucher certains enregistrements. Ainsi Audacity est notamment pratique pour enregistrer le son de son ordinateur, transformer une voix, changer les hauteurs d’un son, le tempo, filtrer et améliorer une piste audio.
Scoop.it
Cette plateforme en ligne permet de créer des magazines web. Il s’agit d’un outil très pratique pour organiser une veille ou suivre des experts sur des sujets. Ainsi, les contenus sont facilement partageables. Ainsi sur Scoop.it, il est possible de découvrir du contenu, de le conserver, le classer par sujet. La plateforme cherche ainsi des mots clés. Ces mots-clés permettent de trouver et d’accéder à des flux d’informations concernant ce sujet. Le profil d’utilisateur gratuit peut inclure jusqu’à 2 thèmes ou 2 journaux en ligne.
DocuSign
DocuSign est le logiciel maître en ce qui concerne la dématérialisation des factures et des contrats. Avec cet outil, numéro 1 mondial de la signature électronique, la gestion de contrats devient simple et organisée. DocuSign possède la conformité ESIGN, ce qui garantie la valeur de la signature électronique. L’ensemble des documents signés via la plateforme DocuSign sont donc admissibles devant un tribunal. Ils sont juridiquement valides. DocuSign, c’est également un site web très sécurisé qui garantie un service fiable et anti fraude. Les documents sont centralisées et traités 24h/24. Simple d’utilisation, la plateforme est également disponible sur les mobiles. Le processus de signature de documents importants comme des contrats est donc automatisé, sécurisé et rapide.
Edusign
L’outil qui permet d’émarger en ligne et à distance. Finies les heures perdues à faire l’appel et gérer des feuilles de présences papier. De plus, les feuilles de présences peuvent être signées par QR code, code pin, email… et sont téléchargeables directement et valables pour les OPCO.
Edusign garantit un service sécurisé avec des signatures électroniques certifiées RGS et conservées sous coffre fort électronique. La gestion d’un compte Edusign est simple et intuitive. Il existe trois sous-plateforme pour les comptes Edusign : administrateurs, intervenants et apprenants. Cela facilite la gestion des emplois du temps, des présences, des absences et du suivi des horaires par apprenant et par intervenant.
Kahoot
Plateforme et application gratuite, Kahoot permet de créer des questionnaires en ligne. De plus, les questionnaires peuvent inclure des musiques, des vidéos et des images. Cette interface anglophone à l’origine, facilite la création de questionnaires à choix multiples, des discussions ou des sondages. L’utilisation est simple, intuitive et très guidée. Ainsi, Kahoot se base sur un apprentissage interactif sous forme de jeu. Par conséquent, la création des questionnaires se fait à l’avance par le professeur, l’intervenant ou les élèves. Puis, la connexion à un questionnaire se fait par code PIN. Il existe des modes de jeux interactifs. Durant le questionnaire, les bonnes réponses rapportent des points. Il est possible de voir le nombre de bonnes réponses dans la classe. À la fin, un classement final permet de récompenser les 3 scores les plus haut.
