Depuis une loi de 2018, la certification Qualiopi s’est faite une place dans le vaste secteur de la formation. On parle ici de formation au sens large, ça peut aller du bilan de compétences à la validation des acquis d’expérience. Il y a un seul critère essentiel, ces formations doivent être dispensées par un organisme spécialisé ou par un formateur indépendant.
Les bilans de compétences font donc bien partie du spectre d’application de cette loi. Mais comment obtenir la certification Qualiopi d’un bilan de compétence en pratique ?
Prérequis, étapes, délais, coût… voici toutes les informations dont vous avez besoin pour faire certifier vos bilans de compétences avec Qualiopi.
Qualiopi, qu’est-ce que c’est ?
Qualiopi est avant toute chose une norme qualité mise au point et délivrée par le gouvernement. Elle est communément appelée la certification qualité Qualiopi. Elle remplace Datadock, qui avait une portée relativement similaire, mais moins poussée. Son champ d’application est tout le secteur des formations. On identifie principalement les branches de formations suivantes :
- développement de compétences,
- bilans de compétences,
- validation des acquis d’expérience,
- apprentissages,
- formations dispensées par des formateurs indépendants.
La certification qualité Qualiopi fonctionne sur la base de 7 critères et 32 indicateurs, tous plus exigeants les uns que les autres. Les organismes spécialisés du secteur de la formation et les formateurs indépendants sont visés. Par le biais d’audits initiaux, de surveillance post-certification et d’un renouvellement, le respect des critères qualité est dûment analysé à chaque étape. Abordons ensemble les objectifs liés à l’obtention de ce fameux sésame.
Il est important de distinguer l’activité de bilan de compétences de celle de formation professionnelle. La certification Qualiopi à demander ne sera pas la même. Les 7 critères qualité à remplir sont ainsi :
- Les conditions d’information du public sur les bilans de compétences proposés, leurs délais et leurs résultats,
- L’identification détaillée des objectifs des bilans de compétences,
- L’adaptation aux usagers des prestations, des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation,
- L’optimisation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement,
- La qualification et le développement des compétences du personnel formateur et encadrant,
- L’inscription et l’investissement financier et matériel du prestataire dans son secteur professionnel, veille légale et réglementaire sur le domaine d’activité concerné,
- La récolte des avis et réclamations des usagers concernant les prestations dispensées et leur analyse.
Les objectifs propres à la certification Qualiopi
Comme pour toute certification, l’obtention de l’étiquette Qualiopi offre de nombreux avantages. Ou devrait-on dire objectifs.
L’entrée en vigueur de la norme qualité Qualiopi inclut des objectifs propres à la fois aux organismes et formateurs indépendants et aux usagers. S’agissant des organismes de formations et des formateurs indépendants, les objectifs sont de les pousser à améliorer la qualité du contenu des formations, la transparence touchant aux informations de ces dernières, le niveau de compétences de leur personnel, ainsi que les dispositifs encadrant lesdites formations. La convention de prestation du bilan de compétences doit mentionner la durée, le coût et le planning prévisionnel du bilan. D’autres informations telles que la description détaillée des trois étapes du bilan de compétences, ainsi que celle des moyens, outils, méthodes, modalités pédagogiques et postures utilisés doivent également figurer.
S’agissant maintenant des usagers, les objectifs Qualiopi sont avant tout de faire preuve de transparence, de compréhension et de fiabilité. En d’autres termes, il s’agit de fournir une facilité d’accès à toute information utile, à assurer la pleine et entière compréhension de ces informations, ainsi qu’à garantir la qualité et le sérieux de la structure de formation et du contenu proposé.
Les prérequis à connaître
L’obtention de la certification qualité Qualiopi demande de nombreux prérequis. En voici une liste non-exhaustive :
- créer un organisme de formation, disposer d’une raison sociale et d’un numéro SIRET,
- être en activité depuis plus de 3 mois,
- obtenir un numéro d’enregistrement de déclaration d’activité auprès de la DREETS régionale,
- communiquer la période d’audit souhaitée,
- chiffrer les effectifs salariés et non-salariés relatifs à l’organisme,
- renseigner le chiffre d’affaires N-1 de l’activité relative à la certification.
Cette liste n’est cependant pas exhaustive. Chaque cas particulier implique ses propres conditions supplémentaires, lesquelles sont communiquées par l’organisme chargé des vérifications.
Étapes pour certifier un bilan de compétences
Les étapes menant à l’obtention de la certification Qualiopi ne sont pas très nombreuses, mais doivent être minutieusement préparées à chaque demande. Voici les étapes à suivre pour certifier des bilans de compétences.
Formuler une demande initiale auprès d’un organisme certificateur
La première étape consiste bien entendu à dûment compléter puis déposer la demande de certification. Cette dernière doit être déposée auprès d’un organisme dit certificateur, dont une liste officielle existe. Cette étape est la demande initiale. Elle s’accompagne d’un audit initial qui vérifiera que les critères qualité sont bien respectés.
Signer un contrat avec l’organisme certificateur
Suite au dépôt d’une demande initiale, si elle est validée, un contrat sera envoyé par l’organisme certificateur. Ce contrat fixe les conditions des divers audits qui seront menés, des critères contrôlés, ainsi que toutes les autres conditions secondaires à prendre en compte telles que le coût et la durée de chaque étape. Il conviendra d’analyser puis de signer ce contrat afin que la procédure d’obtention de certification Qualiopi puisse démarrer.
Respecter les critères qualité et mener les audits demandés
Une étape incontournable de l’obtention de la certification est le contrôle du respect des critères qualité. Ce contrôle est effectué en 3 étapes, plus précisément grâce à 3 audits différents. L’audit initial suit la demande de certification, l’audit de surveillance intervient entre 14 et 22 mois après l’obtention de la certification, et l’audit de renouvellement au bout de 3 ans.
Les spécificités Qualiopi pour les Bilans de Compétences
Lorsqu’il s’agit d’un Bilan de Compétences, certaines spécificités doivent être préparées d’avance par l’organisme désirant obtenir la certification. En voici quelques exemples.
Les moyens humaines et techniques
Il faudra apporter la preuve que l’organisme de formation (ou formateur indépendant) dispose des moyens techniques et humains adaptés à la réalisation des bilans de compétences, et en particulier :
- d’un bureau dédié à cette activité et assurant la confidentialité des informations,
- d’évaluations et d’exercices propres à un bilan de compétences,
- de personnel aux niveaux de compétences appropriés.
Les appréciations des clients
Dans le cadre d’un centre de bilan de compétences, les appréciations des clients doivent être recueillies à l’issue du bilan ainsi que 6 mois plus tard.
Les objectifs propres au Bilan de Compétences
Les objectifs propres au bilan de compétences quant à eux sont de :
- relever et analyser ses compétences personnelles et professionnelles, ses aptitudes et ses motivations ;
- définir son projet professionnel ainsi qu’éventuellement un projet de formation,
- savoir transformer ses qualités en outil de valorisation et de négociation professionnelle pour obtenir un emploi, une formation ou une promotion.
