Comment se déroule un audit Qualiopi

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En début d’année, la certification Qualiopi est devenue nécessaire pour les organismes de formation.

Les candidats à une formation professionnelle se montrent plus maintenant plus exigeants lors du choix de l’organisme formateur. Les futurs apprenants s’adressent généralement à un prestataire contrôlé et certifié.

Pour cette raison, tous les prestataires d’actions de développement des compétences ont intérêt à disposer un label de qualité. Quoi de mieux que la certification Qualiopi ?

Par ailleurs, les formateurs qui souhaitent profiter des fonds de financements publics et mutualisés doivent disposer de ce label. Pour l’obtenir, l’établissement d’un audit Qualiopi est nécessaire.

Beaucoup de formateurs ne comprennent pas encore qu’est-ce que l’audit Qualiopi et son utilité. Cet article va justement les éclaircir sur le sujet.

L’audit Qualiopi, c’est quoi ?

La loi « pour la liberté de choisir son avenir professionnel » a apporté une grande évolution dans le domaine de la formation professionnelle. Ayant vu le jour le 5 septembre 2018, cette loi oblige les formateurs à demander une certification de conformité nommée Qualiopi. C’est un label délivré par un organisme de certification qualifié.

Au 1er janvier 2022, la détention de ce label qualité est obligatoire. Cette obligation concerne les prestataires proposant des actions de formation souhaitant profiter des fonds publics et mutualisés.

Ce sont des organismes de formation ou formateurs qui s’adressent à des clients spécifiques. Il peut s’agir de stagiaires désireux d’utiliser leur CPF ou d’entreprises qui utilisent leurs fonds de formation ou OPCO.

Les candidats à la certification professionnelle Qualiopi doivent également dispenser les actions suivantes :

  • formation
  • bilans de compétences
  • apprentissage (CFA)
  • VAE (validation des acquis de l’expérience).

Pour obtenir la certification qualité, un audit Qualiopi doit avoir lieu. Il s’agit d’une analyse basée sur des documents, des entretiens et des observations. Elle est prise en charge par un organisme accrédité par le COFRAC.

Les auditeurs qualifiés ont pour mission l’évaluation de la conformité de la prestation aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Ce dernier comporte 7 critères et 32 indicateurs.

Au 8 février 2021, 27 cabinets d’audit peuvent prendre en charge l’opération et délivrer la certification Qualiopi aux prestataires de formation. La liste des organismes certificateurs indépendants est mise à jour régulièrement sur le site web du Ministère du travail.

La délivrance du label est en revanche à la charge des agences de certification des entreprises. Le certificateur agréé peut effectuer les deux opérations.

Déroulement de l’audit Qualiopi

Un arrêté du 6 juin 2019 du Code du travail indique la durée de l’audit Qualiopi. En général, l’opération dure entre une journée et plusieurs jours. Tout dépend de la taille de la structure. En ce qui concerne les démarches de certification à appliquer, ce sont les articles L.6316-3 et D’6316-1-1 du Code du travail qui les définissent.

Les étapes à suivre :

  • la phase préparatoire
  • prise de contact et planification
  • journée d’audit
  • réunion de clôture

La phase préparatoire

Avant le jour J, l’organisme de formation est tenu de choisir le lieu où se déroulera l’audit. En général, l’opération a lieu dans le local professionnel. Mais il est aussi possible d’opter pour un espace de coworking ou un lieu plus tranquille.

Il est important de souligner que l’audit Qualiopi n’est pas une simple remise de document. Comme il a été mentionné précédemment, il comprend aussi des entretiens. Ainsi, la personne qui représente l’organisme de formation, durant la démarche de certification, doit avoir les compétences nécessaires pour répondre à l’auditeur.

Pour une petite structure, c’est le formateur lui-même qui doit être présent le jour de l’audit. En revanche, pour les plus grandes institutions, le choix d’un interlocuteur est nécessaire. Il peut s’agir du responsable pédagogique ou administratif. La présence du dirigeant est aussi requise, au moins lors de la réunion d’ouverture et celle de clôture.

Conseil :

demandez à des employés opérationnels d’assister l’interlocuteur que vous avez choisi.

La prise de contact et la planification de l’audit Qualiopi

Un mois avant la date de l’audit de certification professionnelle Qualiopi, le ou les auditeurs représentant le bureau de certification, contacte l’organisme de formation en vue de planifier l’opération. Lors de cette rencontre, le prestataire peut mentionner ses préoccupations.

Le bureau de certification, via l’auditeur met en œuvre un plan d’audit indiquant les critères de certification à examiner et les personnes qu’il doit rencontrer.

La journée d’audit

La journée d’audit interne Qualiopi est une journée bien structurée et plusieurs opérations sont au programme. Elles sont d’ailleurs indiquées dans le planning.

  1. Réunion d’ouverture

L’auditeur arrive au rendez-vous et commence son intervention avec une réunion d’ouverture. Elle dure environ 20 minutes et toutes les personnes concernées doivent être présentes. Pour l’occasion, l’auditeur va présenter :

  • sa mission
  • le déroulement de l’audit
  • les méthodes qu’il va utiliser pour vérifier les preuves de conformité aux normes de certification
  • son éthique, notamment son obligation de maintenir confidentiel les documents mis à sa disposition et son engagement d’agir de façon neutre
  • le plan d’audit en détail et les sujets à aborder dans le cadre de la certification d’entreprise.

À la fin de sa présentation, l’auditeur va demander aux participants à la réunion s’ils ont des questions. S’il n’y en a pas, il procède à la validation du planning.

L’organisme de formation a 15 minutes pour présenter son entreprise. Il peut parler de son ancienneté, de ses clients, de sa compétence professionnelle et champs d’intervention ainsi que des financements reçus.

Conseil :

l’usage d’un support de communication comme une plaquette est recommandé.

  • Vérification de l’échantillonnage des dossiers de formation

L’auditeur s’attaque à la vérification d’un échantillonnage de dossiers de formation. Pour cela, il doit consulter la liste complète des documents disponibles. Il fera ensuite la vérification de manière aléatoire.

  • Vérifications par l’auditeur

Le comité de certification, via l’auditeur effectue cette démarche en deux temps. En premier lieu, il vérifie la maîtrise du système de qualité. Pour cela, l’expert doit poser des questions au représentant le fournisseur d’offre de formation.

Il va ensuite demander des éléments de preuve comme des mails ou des dossiers. Au fur et à mesure où les travaux d’audit avancent, l’auditeur fait part de ses constatations en fonction des indicateurs et critères pris en compte. Il peut présenter :

  • le point fort de l’organisme de formation
  • les non-conformités mineures ou majeures aux critères de qualité et exigences de la certification.

La réunion de clôture

La journée s’achève avec une réunion de clôture durant laquelle, l’auditeur établit un rapport d’audit. La synthèse en question doit comprendre :

  • son impression générale
  • le niveau de qualité de l’organisme et de ses formations
  • les éventuelles non-conformités
  • la procédure à entamer en cas de non-conformité

Conseil :

il faut traiter les non-conformités dans le délai imparti qui se situe entre 3 et 6 mois.

La suite de l’audit Qualiopi

Après l’audit de certification Qualiopi, trois situations peuvent se présenter, à savoir :

  • Situation 1 : il n’y a aucune non-conformité
  • Situation 2 : il y a des non-conformités mineures qui ne risquent pas de bloquer la certification
  • Situation 3 : il y a des non-conformités majeures qui pourraient bloquer l’accès au label

Que se passera-t-il dans chaque situation ? S’il n’y a pas de non-conformité, l’auditeur va transmettre son rapport à l’organisme certificateur accrédité. Ce dernier est tenu de rendre son verdict dans un délai de 15 jours. Normalement, la démarche aboutit par l’obtention de la certification assurance qualité Qualiopi.

S’il y a des non-conformités non bloquantes, l’organisme de formation doit simplement présenter un plan d’action à l’auditeur dans un délai de 8 jours. Il inclut les actions correctives à mettre en œuvre afin de se conformer au RNQ. L’organisme pourra toujours obtenir la certification du système Qualiopi.

En cas de non-conformités bloquantes, le prestataire de formation doit accomplir la même démarche. En revanche, il ne pourra accéder à la certification. Il doit d’abord effectuer les changements nécessaires. Un audit complémentaire aura lieu trois mois plus tard. Si les non-conformités sont levées, les organismes de certifications valident la demande de labellisation selon le référentiel national qualité, Qualiopi.

Coût de l’audit Qualiopi

En général, le coût de l’audit Qualiopi est calculé de façon équitable afin que tous les organismes formateurs puissent accéder au label. Les cabinets d’audit avec l’accréditation COFRAC imposent dans la plupart des cas un forfait journalier. Le montant total de la facture dépend donc du nombre de jours d’audit.

Cela dit, les dépenses engagées pendant la phase préparatoire peuvent augmenter le coût de l’opération. C’est le cas si vous demandez l’aide d’un expert qui connaît bien les systèmes de certification.

Le cycle de certification

La certification Qualiopi est une démarche de longue durée. En général, elle débute avec l’audit initial sur site. Pour rappel, cet examen est mis en œuvre après la demande de certification. Mais entre le 14ème et 22ème mois suivant la délivrance de la certification, un audit de surveillance a lieu.

Ce contrôle est effectué à distance dans la majorité des cas sauf :

  • si l’audit initial a été effectué à distance
  • si l’agence de certification a reçu les réclamations des clients concernant des non-conformités
  • si lors de la précédente analyse, l’auditeur indique dans son rapport d’audit des risques de non-conformités
  • si le prestataire dispose de nombreux sites.

Il est à noter que la durée de validité de la certification Qualiopi est de trois ans renouvelables. Si vous voulez maintenir votre label, vous devrez demander un audit de renouvellement, auprès d’un organisme certificateur indépendant. Il faut accomplir cette demande quatre mois avant la date butoir.

Les avantages de l’audit Qualiopi

Demander un audit Qualiopi est une démarche qui permet de certifier votre organisme de formation. C’est un ensemble d’évaluations mises en place en vue de vérifier la qualité de votre prestation.

Un prestataire certifié Qualiopi gagne toujours la confiance des clients cibles et de leurs financeurs. Cela signifie en effet qu’il a répondu de façon favorable aux exigences des certifications de qualité et à tous les indicateurs.

Une société certifiée est aussi en mesure de garantir la satisfaction de ses clients. De plus, le service de certification des produits de formation réalise un contrôle de surveillance. 

Si vous cherchez un moyen d’accroître la crédibilité de vos formations professionnelles, envisagez d’obtenir une certification Qualiopi. Les audits couvrent tous les aspects de votre formation et de votre pratique. Si vous voulez plus de détails sur les indicateurs Qualiopi, nous allons les aborder dans un autre article. Inscrivez-vous à notre newsletter pour ne rien rater.

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