Comprendre le suivi de formation point par point

Former régulièrement ses collaborateurs, c’est une nécessité absolue, peu importe son secteur d’activité. C’est un moyen d’adapter leurs connaissances et leurs compétences aux évolutions technologiques et aux besoins évolutifs de l’entreprise.

Il s’agit également d’une méthode de Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences (GPEC). Toutefois, son succès dépend de l’évaluation des stages à suivre par les collaborateurs. Raison pour laquelle, l’organisation d’un suivi de formation devient indispensable.

• Quel est l’intérêt d’organiser un suivi de formation ?
• Quels sont les outils et supports à utiliser ?
• S’agit-il d’une obligation légale ?
• Comment déterminer l’efficacité d’une formation ?

De nombreuses questions se posent autour du suivi de formation. Par ailleurs, il y a différentes étapes à suivre pour sa mise en place.

Suivi de formation, c’est quoi ?

Avant tout, il faut préciser que le suivi de formation est une démarche à la charge de l’entreprise. Il est à confier au manager ou au responsable de formation. Le processus intervient également à la fin d’un stage suivi par les collaborateurs. Les demandeurs d’emploi ne sont donc pas concernés.

Le premier objectif consiste à accompagner les salariés qui viennent de se former à appliquer les connaissances acquises. Il y aura donc une mise en situation réelle ou une pratique sur le terrain. Durant cette phase, le manager doit vérifier les capacités des collaborateurs à agir et à utiliser leurs compétences.

Effectuer un suivi de formation, c’est également accompagner les stagiaires à atteindre leurs objectifs. En d’autres termes, il faut les aider à réussir leur quête d’acquérir des compétences. Cela est souvent programmé dans le but d’avoir une évolution professionnelle.

Il s’agit d’une sorte d’évaluation qui permet d’identifier les nouvelles compétences acquises. Cela dit, c’est aussi une démarche pour aider chaque apprenti à réussir. Les apprenants pourront appliquer les connaissances théoriques et pratiques qu’ils n’ont pas maîtrisées au cours du stage.

Les préparations à appliquer avant un bon suivi de formation

Afin d’assurer le succès du plan de développement des compétences, chaque projet de formation doit faire l’objet d’une étude minutieuse. En effet, le responsable est tenu de réunir différentes informations à savoir :

• les besoins de l’entreprise en matière de développement de compétences,
• le projet professionnel de chaque collaborateur et leurs besoins de compétences,
• chaque offre de formation disponible,
• le contenu des actions de formation.

Tout cela permet au responsable de savoir si le dispositif de formation est intéressant. Il est à noter que les salariés peuvent choisir librement le stage qu’ils vont suivre.

Ils sont en mesure d’opter pour une formation professionnelle continue en présentiel. L’entreprise doit alors autoriser leurs absences. Ils ont aussi le droit de suivre une formation à distance. Cela dit, le responsable est également en mesure de leur faire des suggestions.

Définir les objectifs de l’apprentissage, c’est également nécessaire. Cela consiste notamment à identifier les nouvelles tâches à attribuer à chaque stagiaire à la fin du cursus.

Il ne faut pas oublier de vérifier la qualité du stage. Dans ce cadre, il est primordial de s’informer quant à la pédagogie et aux outils utilisés par le formateur. Vérifier la motivation des collaborateurs à se former est aussi indispensable.

Enfin, il est primordial de se renseigner sur la qualité du centre de formation. Le stage qu’il propose doit permettre aux stagiaires d’acquérir une qualification. C’est une attestation qui leur permettra d’avoir une meilleure vie professionnelle.

L’importance de réaliser un suivi de formation

Pourquoi l’organisation d’un suivi de formation est-elle nécessaire ? C’est un moyen de savoir si le stage a abouti à un succès. Cela signifie que les collaborateurs ont développé leur savoir-faire ou ont maîtrisé une nouvelle spécialité.

Il est tout à fait possible que les apprenants oublient toutes les informations transmises au bout de quelques mois. Il se peut aussi que les programmes de formation et le contenu ne soient pas en adéquation aux besoins réels de la société.

En mettant en place un suivi de formation, il est possible de s’assurer que le dispositif de formation choisi soit efficace. C’est également un moyen de remplir les obligations de formation.

En ajout à tout cela, lors d’un processus de suivi, le responsable peut s’assurer quant aux conformités des cours proposés au descriptif. Il pourrait alors connaître la fiabilité et le professionnalisme de l’organisme de formation.

Effectuer le suivi de formation, c’est également vérifier :

• si les apprenants ont réellement maîtrisé les cours dispensés,
• si le fait d’avoir suivi le stage a eu un impact positif sur leur façon de travail ou leurs missions.

Les obligations légales liées au suivi de formation

Les entreprises ont l’obligation de proposer des stages de professionnalisation aux salariés afin d’assurer leur capacité à occuper un emploi. Elles sont aussi tenues de les aider à évoluer dans leurs carrières.

En revanche, il n’y a aucune loi qui oblige les dirigeants à mettre en place un suivi de formation. Mais comme il a été mentionné précédemment, il s’agit d’une démarche qui offre un grand nombre d’avantages…

Il faut aussi souligner que l’organisme de formation professionnelle et les formateurs indépendants ont des obligations. Il consiste en premier lieu à justifier la réalisation de la formation et leur intervention.

Par ailleurs, ces prestataires sont tenus de fournir une feuille de présence qui prouve la présence des stagiaires à chaque journée de formation. Ils doivent d’ailleurs leur fournir une attestation à la fin du stage. Toutes ces informations sont indispensables à la réalisation du suivi.

Les outils nécessaires pour réaliser un suivi de formation

Pour effectuer le suivi de formation, le recours à quelques supports est nécessaire. Les outils digitaux sont très recommandés puisqu’ils garantissent un énorme gain de temps. Par ailleurs, ils permettent au management de réunir différentes informations pertinentes qui lui sont indispensables. Elles concernent chaque projet d’apprentissage au programme.

Les responsables de formation vont alors se servir des outils digitaux pour créer des documents importants. Il faut citer entre autres :

• le résultat de l’évaluation des compétences avant et à l’issue la formation,
• le questionnaire sur la satisfaction de chaque stagiaire,
• la feuille de présence,
• le résultat de l’évaluation des compétences quelques semaines à l’issue de la formation,
• le résultat de l’autoévaluation,
• l’historique des collaborateurs qui ont participé au stage,
• l’historique de toutes les formations suivies.

Les données contenues dans ces documents permettent au manager et au responsable d’élaborer un plan d’accompagnement performant.

Les avantages d’utiliser des outils de suivi de formation

Grâce à tous ces outils de suivi, il est plus facile de vérifier si les choix des formations en entreprise sont appropriés. Ils permettent aussi de juger de la qualité des ressources pédagogiques et de l’efficacité du stage.

Utiliser ces outils, c’est également identifier les problèmes qui peuvent se présenter. S’ils sont mineurs ou rares, la collaboration entre l’entreprise et le formateur continue. Ce dernier doit juste apporter les rectifications nécessaires.

En revanche, en cas de problème majeur et répété, l’entreprise peut choisir un autre organisme de formation. Il est aussi possible de se tourner vers des modalités pédagogiques qui correspondent bien aux attentes des collaborateurs et aux besoins de la société.

Les critères pour connaître l’efficacité d’une formation

Évidemment, l’objectif dans un suivi de formation, c’est d’évaluer l’efficacité de la formation. Cette évaluation doit être basée sur des critères précis au risque de faire des jugements erronés.

Dans la plupart des cas, l’efficacité d’une formation est jugée par la qualité du contenu et des supports pédagogiques proposés. Elle repose aussi sur les résultats des évaluations mises en place par le formateur.

Pourtant, le succès d’une formation professionnelle se mesure aussi par son impact sur les compétences des stagiaires et le développement de l’entreprise. Ce sont les deux critères à ne pas négliger au moment de l’évaluation.

• Est-ce que la formation a réellement permis aux collaborateurs d’améliorer leur savoir-faire ?
• Est-ce que la formation a permis aux stagiaires d’acquérir de nouvelles compétences leur permettant d’occuper un nouveau poste ?
• Est-ce que les apprenants ont réussi à appliquer les acquis au travail ?
• Qu’en est-il du retour d’investissement ?

En voilà quelques-unes des questions qu’il faut poser lors du processus de suivi d’une formation. Le responsable ne doit pas uniquement se contenter d’observer. Il est aussi tenu de mettre en place des échanges avec les collaborateurs afin d’obtenir des réponses précises.

Les démarches à faire après un suivi de formation 

À la fin d’une procédure de suivi de formation, le responsable doit établir un bilan. Il est tenu d’analyser si les stages suivis ont permis l’évolution de l’entreprise et son développement. Cela lui permet d’ailleurs d’identifier les failles et leurs causes.

Il se peut que l’échec de la formation soit lié à des causes professionnelles. C’est le cas d’un manque d’outils ou d’une incompatibilité des actions de formation aux besoins de l’entreprise. Mais il est aussi possible qu’il y ait des causes personnelles. Il faut citer entre autres la perte de motivation suite à un manque de confiance en soi ou une perte d’intérêt pour le poste occupé.

Dans tous les cas, le responsable de formation doit avoir une grande capacité d’analyse. Il ne doit pas émettre une conclusion à la hâte.