La numérisation des documents est d’actualité au sein des entreprises et des institutions. Cette démarche vise à la dématérialisation de toutes les procédures administratives. C’est une démarche pratique, économique, et surtout écologique. Les documents-papier tendent alors à disparaitre. Les archivistes procèdent même à la numérisation des documents anciens.

Il existe des normes à suivre pour une dématérialisation fiable des documents. Cela va permettre de les utiliser à toutes les fins, même les plus professionnelles.

Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur la copie numérique, et comment l’exploiter à l’ère du digital.

Qu’est-ce qu’une copie numérique ?

Une copie numérique est une version consultable et exploitable en ligne. Normalement, ce document électronique reprend toutes les informations du document papier original. Toutefois, cela dépend du mode d’administration, des types de documents, et du logiciel utilisé.

Parfois, l’apparence et l’organisation logique du document dématérialisé changent. Mais le contenu est toujours présent dans son intégralité, du moins, la plus importants. C’est une copie fidèle à l’original.

Il existe différents formats de copies électroniques. Il peut s’agir de fichier texte, de tableur, de logiciel, de courriel, de photos, etc. Tout dépend de la nature du document et de son utilisation par la suite.

Dans tous les cas, on dit qu’une copie est numérique, lorsqu’elle se consulte sur un appareil électronique tel que l’ordinateur, une tablette ou un smartphone. Les fonctions imprimable, copiable, transférable sont des bonus.

La première différence avec le document-papier est bien le mode de conservation des documents qui est tout à fait dématérialisé. En effet, au lieu de prévoir une pièce de stockage, il suffit d’un espace de stockage électronique, un coffre numérique, une bibliothèque numérique, sur le web ou sur l’appareil. Le document numérique est disponible à tout moment, pour tous ceux qui en ont accès. Parfois, l’entité garde les documents sur support-papier pour des fins ultérieures.

Il fut un temps où le stockage des documents électroniques était temporaire. Il fallait convertir sur papier pour la transmission et la diffusion. Cette époque est révolue, car il est désormais possible de suivre exclusivement une gestion électronique de documents. Si certaines pièces ne requièrent aucune exigence particulière, d’autres doivent respecter des normes administratives.

Une copie numérique fiable, c’est quoi ?

Une copie électronique fiable est une version électronique identique en tout point à la copie papier, que ce soit dans la forme ou dans le contenu. Selon l’article 1379 du Code civil du 1er octobre 2016, la copie sous-format électronique a la même valeur juridique que le document original sur papier. Par ailleurs, une copie de l’original fiable, version électronique, doit respecter certains critères pour être reconnue.

Ainsi, selon la norme NF Z42-026, une copie numérique fiable :

  • présente une empreinte électronique,
  • possède un horodatage qualifié,
  • intègre un cachet électronique et une signature électronique qualifiée,
  • et conservée dans des conditions professionnelles pour prévenir la destruction incongrue.

Le respect total de ces critères permet de détruire le document original papier. Dans le cas contraire, il serait plus sage de le conserver rigoureusement.

Pour une entreprise, il est important de suivre les normes pour l’archivage des documents. Par ailleurs, l’importance varie d’un document à un autre. Les documents juridiques, institutionnels et publics sont les plus concernés. De cette manière, il sera possible de dématérialiser tout le processus. Une copie numérique fiable est valable pour toutes les institutions demandeurs : l’administration fiscale, les pouvoirs publics, les auditeurs externes, le tribunal, etc.

Il en va de soi que le contrôle qualité est impératif pour une copie numérique fiable. La personne en charge de la numérisation des documents doit suivre des étapes précises. C’est seulement après que l’entreprise pourra abandonner toutes les versions sur papier.

Comment créer une copie numérique ?

D’abord, il y a la préparation des documents. Il faut les trier en fonction de la nature, du projet, ou de la date. L’idéal serait de procéder par rubrique, de manière chronologique. Ensuite, il faut enlever les trombones et les agrafes. En effet, le document doit être visible et net, sans élément extérieur. C’est-à-dire que chaque feuille doit être capturée individuellement.

Ensuite, il faudra numériser les documents. Pour ce faire, voici les outils de capture à utiliser :

  • LAD (Lecture Automatique des Documents),
  • RAD (Reconnaissance Automatique des Documents),
  • OCR Reconnaissance Optique des Caractères.

Ces logiciels permettent d’isoler les informations pour pouvoir les traiter. Traduits en métadonnées descriptives, les documents peuvent être maintenant intégrés dans un SI ou un GED.

La numérisation de document n’est pas un simple scan. Il requiert le contrôle d’une personne qui vérifie toutes les erreurs. Il assure également le respect des normes et des règlementations en fonction du type de document à archiver. Ensuite, un responsable effectue le contrôle qualité sur une partie des documents numérisés pour en valider l’ensemble.

La dématérialisation des documents est un travail long et fastidieux. Heureusement qu’il existe des prestataires spécialisés dans la numérisation des données. Ils s’occupent de la conversion de A à Z. Ils peuvent également offrir l’archivage numérique des documents. Ils maitrisent le processus de numérisation avec toutes les normes à suivre.

Les avantages de créer une copie numérique de ses fichiers

La dématérialisation est une révolution pour l’archivage des documents. Elle en facilite la gestion, que ce soit pour la conservation ou la diffusion.

Les coûts de gestion de documents

La gestion électronique des documents administratifs et des documents comptables revient moins chère. A noter qu’il faut disposer d’un lieu de stockage de plus en plus important, à mesure que l’entreprise se développe. Sans compter les étagères pour une gestion optimale. Il y a également les classeurs et les porte-documents par centaine.

Les documents électroniques n’ont besoin que d’un seul espace de stockage en ligne. L’augmentation de sa capacité n’est pas si compliquée.

La gestion du temps

Gérer une salle des archives est tout à fait possible avec une bonne organisation. Classer les documents par chronologie, par ordre alphabétique ou par projet. Toutefois, il n’est pas toujours évident pour tout le monde de s’y retrouver parmi les solutions d’archivage de copie numérique.

Il faut donc toujours impliquer un responsable des archives qui connait chaque recoin de la pièce. Les documents électroniques, quant à eux, permettent des recherches intuitives sur le cloud. Le document apparait en quelques secondes.

La sécurité des fichiers électroniques

Les documents-papier ne sont pas à l’abri de différents dangers : incendie, dégâts des eaux, vols, etc. Il serait alors plus sûr d’avoir des copies numérisées stockées sur le cloud. Aussi, la conservation des archives électroniquement admet un accès contrôlé. Un système de sécurité haut niveau prévient l’activité des hackers et préserve la sécurité des fichiers numériques et des numérisations.

La manipulation des documents

Il est plus facile de manipuler des documents numériques. C’est le cas pour les envois par voie électronique ou la diffusion sur des sites internet. Par ailleurs, l’existence d’une copie au format numérique permet aussi de le modifier facilement. Par exemple, il est possible d’utiliser un contrat existant comme canevas pour en établir un autre similaire.

Comment stocker et protéger une copie numérique ?

Si la forme électronique est plus sécurisée qu’un document-papier, c’est surement grâce à toutes les démarches de sécurité pour la sauvegarde et la protection. Déjà, une copie destinée pour une consultation sur support électronique ne doit pas être stockée sur un appareil seulement. Déjà, une copie sous forme numérique doit être disponible dans un SI ou un GED, pour que le fichier soit disponible en ligne.

Pour ce faire, l’entité a le choix entre deux options : un serveur local ou un serveur public. La première alternative est suffisante si les documents relèvent du besoin en interne. Par ailleurs, les plus grandes institutions qui ont besoin de partager des informations sur un plan plus large devront opter pour le deuxième choix. Le mode de stockage n’a pas d’effet sur la valeur juridique d’une copie fiable.

Par ailleurs, le coffre-fort numérique se révèle être une excellente solution pour la gestion des documents dématérialisés. Le scellage dans le coffre-fort permet de préserver l’intégrité du document. C’est à ce moment que s’effectue la signature électronique, le horodatage, et le dépôt de l’empreinte numérique. Dès lors, aucune modification n’est plus possible.

Conseils pour organiser la vie numérique

Avant tout, il faut limiter l’accès aux archives, surtout pour les documents confidentiels. Chaque utilisateur doit fournir son identifiant unique et son mot de passe. Il convient de modifier le mot de passe régulièrement. Les personnes qui ne font plus partie de l’organisation ne doivent plus avoir accès aux documents et doivent être retirées.

Il vaut mieux conserver au moins deux copies numériques du même document, dans différents espaces de stockage. Il serait également judicieux de garder les documents originaux, notamment pour les documents d’ordre juridique.

Ensuite, l’antivirus et le pare-feu sont des incontournables de l’archivage électronique des documents. Un fichier malveillant qui s’introduit dans l’appareil peut atteindre l’ensemble des logiciels. Il y a également des logiciels espions qui ont pour but de voler des documents confidentiels.

Enfin, il serait plus prudent d’utiliser un réseau privé pour la consultation des archives de copie numérique. Il est très facile pour les pirates du web d’avoir accès à des bases de données lorsque l’appareil est connecté au même réseau que lui. Sinon, le VPN est une excellente alternative pour naviguer en toute sécurité. C’est un réseau privé virtuel qui protège l’anonymat et la sécurité de la connexion. Ce qui permet de se connecter partout.