Créer sa propre signature électronique en toute simplicité

Dans une société où le numérique est présent absolument partout, chaque aspect de notre vie quotidienne adopte une nouvelle méthode de fonctionnement. Et les processus de signature de documents ne font pas exception. 

Pendant bien longtemps, en particulier au sein des entreprises, réunir des signataires afin de procéder à la signature de documents importants était très chronophage. S’accorder sur les plannings de chacun, réserver une grande salle de réunion et le catering afférent, préparer le bon nombre d’exemplaires sans page manquante, effectuer une relecture commune durant de longues heures avant signature, la liste est longue.


À l’ère du numérique, tout est simplifié. Y compris les signatures, avec la démocratisation de ce que l’on appelle les signatures électroniques. Voici tout ce qu’il faut savoir sur leur fonctionnement, leur niveau de sécurité ainsi que la manière de créer votre propre signature numérique.

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Signatures électroniques : définition et fiabilité !

Une signature électronique peut se définir comme une sorte de tampon d’authentification électronique, intégrant un chiffrage des informations contenues. Elle permet entre autres de certifier l’identité des signataires, de garantir l’absence de modification postérieure et de falsifications, ou encore tout simplement d’accélérer et simplifier le processus de signature de tout type de document. 

Ainsi, une signature électronique offre la possibilité de signer un document aisément, à n’importe quelle heure, depuis n’importe où, et surtout en toute sécurité et confidentialité.

Préparer les documents à signer

Avant de créer votre processus de signature électronique, il est indispensable de d’abord réunir les documents utiles. Il n’est pas nécessaire d’avoir le même format pour tous vos documents. Qu’il s’agisse de PDF, de Word, d’Excel, de Pages ou tout autre format, ils seront dans tous les cas regroupés en un document final de format PDF.

Établir la liste des signataires

Une fois que vous avez réuni l’ensemble des documents destinés à être signés, la prochaine étape consiste à dresser la liste des signataires. Pour cela, rien de plus simple : il vous suffit de renseigner leur nom ainsi que leur adresse e-mail. Il est également possible de prévoir l’ordre dans lequel les signataires seront sollicités.

Placer les champs de signature

Avant que les signataires ne puissent procéder à la signature et validation des documents, il est indispensable de placer les champs propres aux signatures. Grâce à cela, le processus de signature sera bien plus rapide et plus simple. 

Les endroits nécessitant une signature seront mis en surbrillance, et il sera même possible d’être directement amené sur les champs de signature pour les signataires les plus en confiance, ou les plus pressés. 
Ces champs ne sont pas génériques, ils sont au contraire personnalisables. Vous pouvez y prévoir une signature classique, une signature précédée d’une mention spéciale, ou toute autre personnalisation souhaitée.

Envoyer le lien de signature électronique à l’ensemble des signataires

Une fois les contacts des signataires indiqués, ces derniers recevront un mail contenant un lien vers le processus de signature électronique.

Afin de confirmer l’identité de chaque signataire, là encore différentes options sont envisageables. Une authentification par code reçu par SMS ou encore une signature par le biais d’une certification en sont quelques exemples.

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Ouvrir le lien en un clic et suivre les balises de signature

Dès lors que chaque signataire a reçu un lien par mail, le reste de la procédure de signature électronique se fait en un clic. En effet, avec un simple clic, le lien reçu le redirigera automatiquement vers le formulaire de signature en ligne.


Après lecture du document, il suffira ensuite d’apposer une signature électronique à chaque endroit balisé. En termes de signature électronique, il est autant possible de signer en dessinant sa propre signature, d’importer une image de cette dernière, qu’en apposant son nom dans une police donnée. Le choix appartient à chaque signataire, et cela ne change rien à la valeur légale de la signature électronique.

Dernière étape : valider le document !

Lorsque l’ensemble des champs de signature ont été complétés, il ne reste plus qu’à valider le document au complet. Dès lors, le document final sera disponible au téléchargement par tous les signataires, et aura une valeur juridique identique à celle d’un document signé de manière lambda.

Suivi en temps réel des signatures réalisées, ou pas

Au-delà du fait de gérer les documents soumis à signature et la liste des signataires, l’administrateur a personnellement accès au suivi en temps réel du processus. En d’autres termes, il peut facilement consulter quels signataires ont validé leurs documents et lesquels ne l’ont pas encore fait.


Afin d’optimiser le processus de signature électronique, il est également possible de programmer des rappels automatiques destinés aux signataires qui tardent à signer, ou encore des notifications servant quant à elles à tenir l’administrateur informé du moindre changement.

Quid de la valeur juridique des signatures électroniques ?

Les signatures électroniques sont différentes des signatures manuscrites sur bon nombre de points : procédure digitale au lieu d’une présence physique, contrôle d’identité à distance, documents confidentiels ou non échangés par internet et ainsi de suite.

Il est indéniable que les signatures électroniques représentent une procédure simplifiée pour la signature de tout type de document. Toutefois, le fait qu’il s’agisse d’une procédure simplifiée ne signifie pas que leur valeur en est également plus faible. Bien au contraire.


Grâce au règlement européen eIDAS, elles sont dotées de la même valeur juridique et de la même force exécutoire que les signatures traditionnelles. Cela est notamment dû aux certificats d’authenticité et aux multiples protocoles de sécurité garantissant le lien entre l’identité du signataire, la signature apposée et le document concerné.

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