Comment créer un organisme de formation en 5 étapes ?

Photo d'un cours dans un organisme de formation

Le marché de la formation se développe en parallèle avec l’évolution des technologies. Les salariés cherchent constamment à améliorer leurs compétences à travers des formations professionnelles. 

Ces formations leur permettent entre autres de décrocher une promotion, d’accéder à un poste à responsabilité et d’être mieux rétribués.

Pour répondre à cette demande, il est possible de créer un organisme de formation et de développer son propre business. Dans cet article, nous vous donnons les étapes à suivre pour mettre en place votre entreprise de formation professionnelle.

Les règles obligatoires pour créer un organisme

Graphique évolutions du chiffre d'affaire de la formation

Les OPCO – Ceux qui financent la formation

Depuis la réforme de 2018, les Organismes collecteurs paritaires agréés (OPCA), sont devenus OPCO. Les OPCO sont des organismes financeurs, chargés du financement de la formation professionnelle. 

À la suite d’un amendement en 2018, la réglementation des organismes de formation en France a subi quelques changements. La réglementation en vigueur est régie par la loi no 2018-771 du 5 septembre 2018 portant s ur la liberté de choisir son avenir professionnel.

Ainsi, ces organismes réunissaient des cotisations afin de financer la formation professionnelle, à travers le projet de transition professionnelle ou encore le compte personnel de formation ou CPF.

Créer son organisme de formation en 5 étapes

La création d’un organisme de formation peut s’avérer complexe. L’idéal est de suivre certaines étapes afin de ne pas se perdre dans la réalisation du projet.

1 – Choisir le type de formation 

Une fois que vous avez ciblé votre marché, il est important de déterminer le type de formation que vous souhaitez proposer. Votre choix doit être en adéquation avec les besoins du ou des publics visés. 

Voici quelques exemples de type formation :

  • Formation en présentiel.
  • Formation en e-learning.
  • Formation initiale
  • Formation en ligne

Le choix du type de formation doit être en adéquation avec les besoins du ou des publics visés. Il est également important de prendre en compte l’offre existante sur le marché et de vous démarquer de vos concurrents.

Il est nécessaire de prendre en compte l’offre existante sur le marché et de vous démarquer de la concurrence.

2 – La déclaration d’activité 

La première étape consiste à faire une demande de déclaration d’activité. En effet, d’après la loi 6351-1 du code du travail, la déclaration d’activité est une obligation légale qui s’impose à toute personne physique ou morale, de droit public ou privé, dès la conclusion de la première convention de formation professionnelle ou du premier contrat de formation professionnelle. 

Le professionnel est tenu de remplir le formulaire Cerfa n°10782 * 05 qui correspond au bulletin de déclaration d’activité d’un prestataire de formation. Celui-ci doit être accompagné de différentes pièces justificatives :

  • Justificatif du numéro SIREN 
  • Pièce justifiant la première formation 
  • Casier judiciaire/bulletin n° 3 du dirigeant pour les personnes morales et de celui qui déclare pour les personnes physiques 
  • Copie du programme de formation détaillant les objectifs, les cibles, le contenu pédagogique de la formation, le système de contrôle 
  • L’identité des formateurs avec leurs CV.

3 – Définir les modalités 

Après avoir défini le type de formation que vous souhaitez proposer, vous devez réfléchir aux modalités de mise en place. Vous pouvez par exemple :

  • Organiser des formations en interentreprises 
  • Créer une plateforme en ligne pour permettre à vos clients d’accéder à distance aux contenus que vous aurez préparés.

Promouvoir l’organisme de formation auprès du ou des publics visés fait partie des modalités à mettre en place. Pour cela, la mise en place d’une stratégie de communication efficace et ciblée est recommandée.

Elles permettent à chacun de sortir du cadre de son organisation pour partager des pratiques, méthodes et outils afin de développer, à son rythme, de nouvelles compétences.

Conseil :

Pour établir une bonne stratégie de communication, il est important de bien connaître les objectifs de votre future entreprise. Il est également importants d’avoir une communication interne ainsi qu’externe avec les potentiels clients.

4 – Préparer son business plan

L’élaboration d’un business plan est incontournable pour créer un organisme de formation. Cet outil permet notamment d’analyser si le projet est financièrement viable. Par ailleurs, il détermine les principaux objectifs, buts commerciaux et financiers dans le long terme.

Le business plan est également un outil de communication efficace auprès des investisseurs et des banques. Il vous permet de convaincre ces derniers de miser sur votre projet en présentant de manière claire et concise les différents aspects du business. 

Exemple d’aspect du business :

  • Produit/service
  • Potentiel commercial
  • Modèle économique
Schéma étape par étape pour réussir son business plan dans la formation

Pour réaliser un business plan efficace, il est important de prendre en compte plusieurs aspects. Tout d’abord, déterminer le ou les publics visés par l’organisme de formation. 

Ensuite, l’évaluation du marché potentiel et définir une stratégie commerciale efficace est nécessaire. Enfin, vous devez prévoir un budget en fonction des différents coûts liés à la mise en place du projet.

Voici quelques étapes importantes afin d’établir le budget :

  1. Fixer les objectifs du projet.
  2. Évaluer le plus précisément possible les délais de réalisation du projet.
  3. Trouver des sources de financement.
  4. Élaborer un plan de suivi des dépenses.
  5. Estimer les montants.
  6. Mettre de côté un fonds pour les imprévus.

De plus, il est important de bien préparer votre business plan et de le soumettre à des experts avant de vous lancer dans la création de votre organisme de formation. Ces derniers pourront vous conseiller sur les différents aspects du projet et vous aider à le rendre plus viable.

 5 – Obtenir la certification Qualiopi 

Pour que les clients puissent bénéficier des financements par les formations, il est important de mettre en place une démarche qualité. Depuis le 1er Janvier 2022, tous les organismes de formation doivent justifier d’une certification Qualiopi. En effet, pour pouvoir bénéficier des financements publics, il est obligatoire d’être certifié Qualiopi. 

5 étapes pour passer la certification Qualiopi

La certification Qualiopi doit garantir une qualité renforcée des offres de formation. 

La certification est composée de 32 indicateurs répartis sur 7 critères notamment l’information au public, l’objectif et l’adaptation de l’offre de formation, la gestion des participants et des formateurs, les moyens pédagogiques mis en œuvre, le suivi et la qualité des formations, et l’environnement du secteur d’activité.

  • Formaliser la demande de certification Qualiopi
  • Contractualiser avec l’organisme certificateur
  • Préparer l’audit Qualiopi
  • Passer l’audit Qualiopi proprement dit
  • Obtenir la certification Qualiopi
  • Entrer dans le cycle de surveillance et de renouvellement.

Qualiopi est une certification qui a pour but de délivrer un auditeur (organisme certificateur) qui vérifie que votre structure réponde bien aux 7 critères du Référentiel National Qualité (RNQ).

La construction d’un programme de formation

Bien avant la mise en place de l’organisme de formation, l’élaboration d’un programme de formation est indispensable. Cette étape vous permettra de déterminer le contenu et la durée des différentes formations que vous proposeriez.

Les chiffres important de la formation en 2021
Voici quelques chiffres à retenir de la formation professionnelle

Le programme doit être élaboré en tenant compte du ou des publics visés par votre entreprise. 

Les objectifs de la formation, les moyens pédagogiques utilisés ainsi que les modalités d’évaluation doivent être pris en compte dans l’élaboration du programme.

Une fois le programme de formation élaboré, il est important de bien le documenter. La documentation doit être à jour et doit comporter toutes les informations nécessaires sur les différentes formations proposées. 

Elle doit également présenter les modalités de mise en place des formations ainsi que les conditions d’accès.

Enfin, il est important de bien préparer la mise en place de votre organisme de formation. Pour cela, il faut notamment s’assurer que l’ensemble des moyens nécessaires est établi , par exemple les moyens pour les locaux. Il faut également bien informer les clients potentiels sur les différentes formations proposées.

À noter :

La création d’un organisme de formation nécessite un investissement important en temps et en argent. Il est donc important de bien se préparer avant de lancer votre projet. Pour aller plus loin, une liste d’outils de gestion pour réussir son plan économique :

  • Edusign
  • OF360
  • SC-Form
  • Bluenote

Les équipements informatiques  

Quant aux besoins matériels, ils dépendent entièrement du mode de formation que vous allez adopter. Par exemple, pour le choix de l’e-learning, il faudra investir dans des équipements vidéo, prévoir les frais liés à la connexion internet, au développement des médias et autres.

Répartitions des différents outils dans la formation

Pour une formation en classe, il sera nécessaire de disposer d’un local adapté et de matériel pédagogique (tableaux, ordinateurs portables, projecteurs interactifs…). Certains organismes peuvent aussi proposer des formations à domicile. 

 Dans ce cas, il faut prévoir les déplacements du formateur ainsi que le matériel nécessaire (ordinateur portable, logiciel de formation, support de cours…).

Les coûts liés à la mise en place d’un organisme de formation dépendent donc du type de formation que vous souhaitez proposer. Il est important de bien les estimer avant de se lancer dans la création de votre entreprise.

Pour alléger ces coûts, il existe plusieurs aides financières qui peuvent vous aider dans la mise en place de votre organisme de formation. Parmi elles, on peut citer le crédit d’impôt Formation (CIF), les aides de Pôle emploi, les prêts bancaires et les subventions.

8 aides faciles pour la création d'entreprise

Il est important de bien se renseigner avant de choisir le type d’aide qui vous convient. Les aides financières peuvent en effet varier selon les projets et les besoins des entreprises.

En résumé, la création d’un organisme de formation est un projet qui demande beaucoup de travail et d’investissement. Il est important de bien se préparer avant de se lancer dans cette aventure. De plus, il est important de bien choisir le type de formation que vous souhaitez proposer et de bien préparer votre business plan.

Qu’est-ce qu’une formation doit comprendre ? 

Pour qu’elle soit valide par rapport à la loi, une formation en tout ou partie à distance doit comprendre : 
– Une assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours
– Une information du bénéficiaire sur les activités pédagogiques à effectuer à distance et leur durée moyenne.
– Des évaluations qui déterminent ou mènent l’action de formation.

Qui peut devenir un organisme de formation ?

Pratiquement toutes les structures de personnes physiques ou morales peuvent être organisme de formation. Tout professionnel expérimenté peut se lancer dans la création de son propre organisme de formation.

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