La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d’informations matériels par des fichiers informatiques et des ordinateurs. Dématérialiser un document, c’est le produire directement au format numérique à partir d’un système d’information. Dématérialiser implique de réorganiser en profondeur le processus de traitement d’un flux de documents. Ces documents peuvent être des tâches à réaliser, des outils mis en œuvre ou encore des procédures.
À partir des années 2000, la dématérialisation s’est imposée. Le papier s’est longtemps imposé comme unique système d’information pour les entreprises. Aujourd’hui il a finalement été remplacé par le document électronique.
La dématérialisation concerne aussi bien les administrations publiques que les entreprises privées. L’ensemble des services d’une société peuvent être concernés : ressources humaines, informatique, achat, service juridique, etc.
Comment se passe la dématérialisation ?
Pour passer à la dématérialisation, il faut en premier lieu numériser tous les documents qui existent encore au format papier. Pour se faire, il faut utiliser soit un scanner, soit un logiciel de reconnaissance optique de caractères. Cela évitera d’avoir à saisir l’intégralité des documents manuellement.
Dématérialiser un document, c’est le produire directement au format numérique à partir d’un système d’information. La dématérialisation des factures par exemple est devenue obligatoire. Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination du secteur public en format électronique. Puis, la loi de finances pour 2020 a introduit l’obligation de facturation électronique. Les échanges entre entreprises assujetties à la TVA établies en France, sont concernés par cette loi.
La dématérialisation doit être accompagnée d’un outil de gestion de documents. La Gestion Electronique de Documents communément appelé GED. Ce logiciel facilite la gestion des flux documentaires qui circulent au sein d’une entreprise. Il permet donc le bon échange de l’information. Il permet de gérer, stocker et même modifier les documents.
Cette gestion électronique des documents devra donc s’accompagner d’un Système d’Archivage Électronique ou SAE des documents. En ce qui concerne les documents nécessitant une signature, la signature électronique se positionne comme la solution en la matière. En effet, la signature électronique permet d’inviter des personnes à signer des documents en ligne et ce de manière sécurisée Les documents signés sont alors associés à une réelle valeur juridique.
Pour ce faire, il est vivement conseillé d’utiliser des moyens électroniques tels que des logiciels et/ou matériels. Il est notamment possible de recourir à un tiers archiveur pour effectuer l’ensemble des opérations liées à ces documents à savoir :
- l’acquisition
- la numérisation
- la validation
- l’archivage
- le classement
Pourquoi utiliser la dématérialisation des documents ?
La dématérialisation permet d’économiser du temps, de la ressource humaine et de l’argent. Tous les flux de documents sont concernés par la dématérialisation. L’information est accessible en ligne de façon partagée par tous les acteurs autorisés, en fonction des droits qui leur sont accordés. Le travail collaboratif et la mobilité sont largement favorisés, ce qui permet de gagner en temps et en fluidité, d’être plus efficace en toute sécurité. Le stockage et la fiabilité des opérations de traitement entraîne des gains de productivité pour les entreprises.
- LES AVANTAGES
Dématérialiser les documents et données d’une entreprise sur le web permet de réduire significativement son empreinte écologique. Moins de papier, c’est réduire la consommation d’encre et donc une meilleure protection de l’environnement.
En plus de la place et de l’empreinte écologique que peut avoir le stockage de papier, cette solution engendre aussi de nombreux coûts. D’abord les dépenses liées à l’impression, achat d’encre, de feuilles, entretien d’imprimante, entre autres. Les archives demandent aussi un travail d’organisation important. Ce travail peut-être confié à un membre de l’entreprise, ce qui engendre des coûts supplémentaires.
Classer et ranger les documents demandent un temps conséquent. La dématérialisation permet d’avoir un gain de temps considérable. Par ailleurs, cela permet de trouver plus facilement ce que l’on recherche.
Choisir l’option de la dématérialisation des documents permet de gagner une place considérable.
- LES INCONVÉNIENTS
Si vos documents sont stockés sur des serveurs externes ou dans le cloud, vous aurez besoin d’aide pour leur gestion. Toutefois, il est possible de se faire assister, notamment par des logiciels de GED (gestion électronique des documents). Il existe de nombreux logiciels comme Edusign qui vous permettront de gérer les accès et les droits à ces documents et aussi de les sécuriser.
La dématérialisation nécessite un investissement assez conséquent. En effet, pour limiter le risque de se trouver avec des problèmes de stockage plus tard, il faudrait acquérir des matériels performants et modulables.
La dématérialisation des entreprises est un processus qui touche de nombreux services et domaines. Que ce soit pour simplifier l’organisation de l’entreprise ou pour contrer la complexité de certains processus administratifs, dématérialiser devient essentiel pour les entreprises.
