Les premiers jours au sein de l’entreprise sont les plus importants pour un nouveau collaborateur. Durant cette période, il apprend à connaître les valeurs de l’entreprise, à prendre ses marques, à faire part de ses visions, etc. L’onboarding représente le terme qui désigne cette étape. Il ne se résume pas seulement aux premiers jours du collaborateur, il commence bien avant et s’étend sur plusieurs semaines. Les entreprises investissent dans plusieurs moyens pour réussir l’onboarding d’autant qu’un échec peut leur coûter environ 7 000 euros, car les recrues décident de rester ou non dans l’entreprise durant les premiers mois. Le digital part dorénavant à l’assaut de ce processus RH. En effet, les structures privilégient les outils digitaux pour mener à bien leur processus d’intégration.

L’onboarding : son importance au sein d’une organisation

L’onboarding est le processus d’intégration et d’accueil d’un nouveau collaborateur. Une intégration de qualité garantit aux nouveaux arrivants une expérience positive. Pourquoi l’onboarding occupe-t-il une place si importante dans la politique RH ?

Une étude réalisée auprès de plusieurs entreprises révèle que 17 % des nouveaux salariés décident de partir au bout de trois mois d’embauche. Un tiers d’entre eux recherche déjà un nouvel emploi pendant les six premiers mois après la prise de poste. Enfin, 23 % quittent leur poste avant de terminer l’année.

Un autre sondage réalisé en 2015 démontre que 40 % des nouveaux employés estiment le processus d’intégration de leur nouvelle entreprise superflue.

Face à ces chiffres, les RH décident de mettre en place une stratégie d’onboarding efficace. Le principal objectif consiste à capitaliser sur un parcours d’intégration fluide pour intégrer un nouveau collaborateur. Dans ce contexte, l’onboarding digital permet d’atteindre cet objectif de manière efficace.

Qu’en est-il de l’onboarding client ?

Bien que l’onboarding soit un processus associé au domaine des ressources humaines, il peut également être utilisé dans plusieurs domaines. En effet, là où l’entreprise doit aborder la question du programme d’intégration, l’onboarding demeure un élément clé. C’est le cas par exemple d’intégrer de nouveaux clients.

Qu’est-ce que l’onboarding client ? Dans la relation entre l’organisation et ses clients, l’onboarding représente les premiers mois. Les utilisateurs découvrent l’entreprise, ils évaluent sa fiabilité et assimilent les fonctionnalités. À l’issue de cette première expérience, ils décident de conforter leur statut de client ou d’abandonner votre structure.

Les enjeux d’une bonne intégration

L’arrivée d’un nouveau collaborateur représente un évènement crucial. Selon une étude menée par Welcome to the Jungle, 4 % des salariés décident de quitter leur emploi dès le premier jour de leur contrat de travail à cause de l’échec de l’onboarding. D’où l’importance de l’intégration efficace. Cette démarche répond à plusieurs objectifs.

La fidélisation des talents

Le principal objectif de ce plan d’intégration consiste à fidéliser les nouveaux talents. Lorsque ces derniers développent un sentiment d’appartenance et d’attachement à une entreprise, ils seront moins enclins à la quitter.

L’efficacité

L’objectif d’un recrutement consiste à trouver un collaborateur qui soit rapidement opérationnel : passer de la période d’essai au CDI. Cette efficacité passe par un parcours d’accueil réussi. Pour cela, il doit acquérir une autonomie rapidement.

Optimiser les coûts de recrutement

Une opération de recrutement coûte cher à l’entreprise et demande du temps. Pourtant, une mauvaise intégration du candidat peut déboucher sur un départ et augmenter le turnover. L’entreprise est donc obligée de recommencer le processus, accueillir une nouvelle fois une autre personne. Pourtant, le coût de réembauche représente plus de la moitié du salaire annuel pour le poste.

Pourquoi miser sur le support digital ?

De nombreuses entreprises misent désormais sur le digital dans leur processus d’accueil. Cette digitalisation offre de nombreux avantages.

D’abord, accueillir de nouveaux membres implique souvent de longs processus administratifs. Ces tâches demandent de la ressource et du temps. Grâce aux outils digitaux, tout devient plus simple et plus rapide. Au lieu de se concentrer sur des tâches répétitives, la personne qui travaille à l’intégration peut se concentrer sur l’aspect humain dans l’étape de l’intégration.

Le digital onboarding permet également d’éviter les erreurs et les malentendus. Les informations partagées sont personnalisées et adaptées à chaque poste. Ainsi, la présence d’un outil vous permet de mieux intégrer les informations à partager avec un prestataire, un employé en interne ou encore un freelance.

La digitalisation permet également d’avoir des informations mises à jour. Le nouveau collègue accède donc à des données actuelles durant son processus d’accueil.

Le digital onboarding favorise le suivi personnalisé de chaque nouvel entrant. Les RH et le manager peuvent accueillir de nouveaux membres et les rendre opérationnels dans leur poste rapidement.

Enfin, le nouveau collaborateur peut accéder à des renseignements sur l’organisation sans demander l’autorisation au service informatique ou à son responsable RH. Il peut donc se rendre opérationnel grâce aux informations en sa possession et intégrer l’équipe sans difficulté.

Quels outils utiliser pour mettre en place l’onboarding digital ?

Les entreprises peuvent désormais digitaliser plusieurs étapes clés de leur processus d’intégration. Certains outils sont spécifiquement destinés à l’accueil, d’autres peuvent servir de supports à l’équipe RH.

La mise en place d’une checklist

Lors du premier jour au sein d’une organisation, il n’y a rien de pire pour un collaborateur que de se tourner les pouces. Il se retrouve en terre inconnue et vous manquez de personnel pour le guider. Il a hâte d’occuper sa nouvelle fonction, mais l’absence de parrainage peut ralentir le processus.

Pour éviter ces moments d’incertitudes, la réalisation d’une checklist permet au nouvel arrivant de remplir ses journées. Ce document liste toutes les activités à faire durant les premiers jours. Le superviseur détient également ce planning. Vous pouvez vous servir d’applications en ligne pour énumérer ces tâches.

Les outils d’intégration

Ces dernières années, des start-ups développent des applications au service de l’intégration. L’objectif de ces outils consiste à optimiser les procédures d’embauche. Ce type de logiciel RH intègre souvent d’autres fonctionnalités utiles aux ressources humaines telles que les recrutements.

Le learning management systems

Pour en apprendre davantage sur le fonctionnement du lieu de travail, le nouvel employé a besoin de se documenter. Pourtant, la lecture d’une documentation papier de plusieurs dizaines de pages ne suscite pas la motivation.

En occurrence, allouer un responsable à cette tâche représente un coût pour l’entreprise. C’est pourquoi il est préférable de miser sur un système d’apprentissage technologique. Le collaborateur peut apprendre via une plateforme d’e-learning à un coût plus abordable.

Les supports audiovisuels

Lorsque l’entreprise utilise des logiciels spécifiques dans la gestion de ces processus de production par exemple, la maîtrise de ces outils demande du temps. Les nouveaux employés ne connaissent pas forcément votre outil. Les tutoriels vidéo facilitent l’apprentissage de ces outils. De plus, créer des contenus avec des visuels en couleurs est plus intéressant que les livrets d’accueil.

Les clés d’un digital onboarding efficace en trois temps

Pour atteindre les objectifs fixés par l’organisation, l’utilisation du support digital s’avère être un atout. Plusieurs prestataires proposent aux entreprises des outils ludiques pour accompagner les collaborateurs durant leur phase d’intégration.

Comment créer un onboarding ? Certaines entreprises font souvent l’erreur de miser uniquement sur les premiers jours après l’arrivée du salarié. Pourtant, un accueil efficace doit être abordé en 3 temps.

Avant l’arrivée du collaborateur

L’entretien de recrutement est terminé, vous avez trouvé le collaborateur clé pour compléter votre équipe. Vous devez lancer le processus d’onboarding bien avant l’arrivée de la nouvelle recrue sur le site.

Lui montrer de l’attention avant qu’il ne débarque représente une source de motivation. Durant cette étape, vous pouvez présenter votre entreprise à travers des outils digitaux ludiques.

Un mail informatif lui permet par exemple d’en apprendre davantage sur l’organisation et le poste en question. Cette méthode est plus simple et plus accessible pour le nouveau collaborateur.

L’objectif de ce processus en amont consiste à lui donner toutes les informations utiles afin qu’il soit prêt pour son premier jour. Même s’il s’agit de son premier jour sur le site, il sera familier avec les règles de sécurité et le fonctionnement général de l’entreprise.

Les premiers jours d’arrivée

Un accueil chaleureux dans les locaux est indispensable lors de la prise de fonction afin qu’un nouveau collaborateur se sente à l’aise. Organiser une petite réunion de présentation lui permet de se sentir utile. Une attention positive démontre que l’entreprise a besoin de ses compétences.

Durant cette même journée, il peut découvrir les locaux, faire connaissance avec chaque salarié du site et prendre connaissance de son poste.

Ce qui se passe après les premiers jours

Le nouveau collaborateur a terminé son intégration. L’onboarding ne s’arrête pas à cette étape. L’entreprise peut mettre en place des teams buildings pour renforcer la cohésion de l’équipe incluant les entrants.

Le DRH peut également dresser un questionnaire pour connaître les motivations des nouveaux venus. Ce petit quiz permet d’évaluer son degré d’intégration, d’obtenir son rapport d’étonnement, d’identifier les points faibles du processus et de les corriger à l’avenir. L’entretien représente aussi une autre méthode efficace pour faire le point. Un seul entretien ne suffit pas : des mises au point régulières permettent de connaître son impression vis-à-vis des collaborateurs de l’entreprise. Il peut s’exprimer librement sur son expérience de collaborateur et sur les programmes d’intégration.

Comment réussir la mise en place d’un processus d’onboarding digital ?

Pour vous assurer d’un processus d’intégration efficace, vous devez insister sur les points suivants.

L’échange avec le manager

Le nouveau collaborateur fera partie d’une équipe avec un manager à sa tête. L’équipe RH doit échanger avec ce dernier au sujet de l’intégration des salariés après les embauches :

  • Identifier les formations nécessaires pour faciliter son intégration,
  • Connaitre les matériels indispensables à son poste et enfin,
  • Planifier l’intégration au sein de l’entreprise, la visite des locaux, etc.

La préparation des outils

Les nouveaux collaborateurs font souvent face à une mauvaise préparation de leur premier jour. Il arrive que le bureau ne soit pas encore prêt à l’accueillir. Il manque encore plusieurs outils comme l’ordinateur, le badge, etc. Le service informatique n’a pas encore relié son ordinateur au réseau puisque l’information n’est pas passée. Bref, l’entreprise n’a pas anticipé l’arrivée des nouveaux recrutés. Durant la première semaine, la procédure d’intégration est retardée et le collaborateur ne peut pas encore occuper son nouveau poste. Bien que l’intégration se poursuive après, cette situation peut susciter des sentiments négatifs chez l’employé comme l’impression de ne pas être le bienvenu.

La mise en place d’un tutorat

Malgré l’existence de plusieurs outils digitaux, désigner un mentor accélère également l’étape d’intégration. L’entreprise peut désigner un référent pour le poste. Le mentor peut être un collègue ou le supérieur hiérarchique. Le nouvel arrivant peut ainsi se fondre dans l’équipe facilement.

La réalisation d’un bilan

Cela fait quelques semaines que le collaborateur travaille dans vos locaux. Il est temps de faire un bilan sur son ressenti global, une suite logique du suivi de l’intégration :

  • Est-ce qu’il se sent à l’aise dans l’entreprise ?
  • Est-ce qu’il prévoit de poursuivre l’aventure ?
  • La fiche de poste correspond-elle à ses attentes ?

En obtenant une réponse à ces questions, vous aurez une vue d’ensemble sur votre processus de digital onboarding. Cela vous permet d’ajuster les points qui ne s’accordent pas totalement à votre politique et au bien-être de vos employés.