Dans une société toujours plus rapide et toujours plus exigeante, il est devenu indispensable d’adapter ses processus quotidiens. Et par adapter, on entend optimiser. Or, tous les secteurs ont un point commun : la nécessité de signer des documents en guise de formalité administrative.
Qu’il s’agisse de contrats de travail, d’accords de prestataires, de documentation d’assurance ou encore de transactions immobilières, les exemples sont tant nombreux que diversifiés. Focus sur les signatures électroniques et les usages qui en sont fait dans la vie de tous les jours.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Une signature électronique, également appelée signature numérique, représente un certificat d’authenticité dématérialisé. Elle établit un lien digital sécurisé entre l’identité d’un signataire, l’apposition de sa signature numérique et un document précis.
Grâce à un chiffrage des données assurant leur pleine et entière confidentialité, le moindre risque de fuite d’informations ou de falsification est écarté. D’un point de vue des avantages, on relève notamment la possibilité de signer un document sans contrainte horaire ni géographique, le caractère totalement dématérialisé de la consultation des documents, de leur signature ainsi que de leur téléchargement, ou encore la rapidité de la procédure de signature en ligne comparé aux contraintes d’une signature physique.
Les documents juridiques, un incontournable
Les métiers juridiques sont légion, et ont toujours été une composante phare du fonctionnement d’une économie. Avocats, notaires, juristes, huissiers sont autant de professions qui exigent la production d’un grand nombre de documents, de contrats et d’actes en tout genre.
Les documents les plus couramment traités dans ce secteur, et demandant de ce fait des signatures, sont les procès-verbaux, les statuts de société, les actes authentiques, ainsi que les contrats portant sur la vente d’un fonds de commerce. Grâce aux signatures électroniques, l’ensemble de ces formalités juridiques peuvent être accomplies en un temps record tout en assurant la confidentialité des informations échangées, ce qui est un facteur clé du secteur juridique.
Autre aspect important : la garantie contre tout risque de modification frauduleuse et de falsification. En plus d’accélérer les processus juridiques, les signatures électroniques permettent ainsi de contrevenir aux risques de falsifications pouvant avoir de lourdes répercussions juridiques par la suite. De plus, les modifications et révisions de documents sont très courantes dans les métiers d’avocat et de notaire, or, un processus de validation dématérialisé permet d’authentifier toute modification en seulement quelques clics.
Le secteur commercial, une abondance de contrats et d’accords clients
Autre secteur particulièrement gourmand en paperasse : celui du commerce, soit de l’achat et de la vente. Boutiques physiques, e-commerces et marketplaces, relation-client, liens avec les prestataires et fournisseurs, la liste des choses à gérer est longue.
Ce secteur s’accompagne inévitablement d’un grand nombre de contrats de vente, d’accords clients, de contrats de fournisseurs, de CGU/CGV et ainsi de suite. La plupart des commerces doivent faire face à plusieurs centaines de contrats par mois, ce qui représente une tâche particulièrement chronophage et coûteuse sans l’utilisation des signatures électroniques.
Ainsi, recourir à des signatures électroniques plutôt qu’à des traditionnelles réunions de signature est indispensable. Le temps et l’investissement financier économisés grâce aux signatures électroniques permettent aux commerces de concentrer leur activité sur leurs ventes et leur relation-client, ce qui impacte positivement leur chiffre d’affaires.
Transactions immobilières et divers accords
L’immobilier. Entre achat et vente de biens immobiliers, mise en location, relations avec les agences, négociations et promesses de vente, la quantité de formalités administratives ne manque pas.
La particularité du secteur de l’immobilier est que de nombreux acteurs (vendeur, acheteur, agence immobilière, notaire) participent à un même processus : agent immobilier, vendeur, acheteur, notaire, banquier … Cela peut rapidement engendrer des délais allongés en raison des multiples signatures qu’il faut réunir, provenant de divers signataires aux disponibilités variables. C’est justement sur ce point que les signatures électroniques trouvent tout leur intérêt. La succession d’acteurs en est simplifiée, et il en va de même pour le suivi des signatures et des groupements de documents qui sont désormais pleinement réalisables en ligne, avec un accès facile mais complètement sécurisé et chiffré.
RH : les contrats de travail et accords de confidentialité
Le monde du travail n’échappe pas à la règle. La gestion des ressources humaines s’avère être assez complexe, notamment en raison du grand nombre de signatures devant être collectées au fur et à mesure de l’année. Contrats de salariés, apprentis, intérimaires, accords de confidentialité, souscription de mutuelles d’entreprise, chaque type de document requiert plusieurs signatures.
Gérer chaque membre du personnel et chaque équipe demande déjà un certain temps. Affecter les démarches de signature à des systèmes de signatures électroniques permet ainsi aux services RH des entreprises de gagner un temps considérable, d’obtenir des réponses formelles plus rapide de la part des salariés et autres membres du personnel, ainsi que d’avoir une vue d’ensemble privilégiée sur leurs effectifs et les différentes catégories de contrats qu’ils ont conclu.
Formalités bancaires et mandats de prélèvement SEPA
Le dernier secteur dans lequel les signatures électroniques sont les plus utilisées est le secteur bancaire. Chaque conseiller bancaire porte la responsabilité d’une multitude de comptes clients, sans compter les diverses démarches administratives et financières quotidiennes exigeant des signatures.
La plupart des banques sont de nos jours dotées de leur propre logiciel de signatures électroniques, afin de simplifier la signature de leurs importants flux de documents, ainsi que pour en assurer une meilleure gestion. Les opérations bancaires les plus répandues sont ainsi les signatures de mandats de prélèvement SEPA pour divers créanciers, les ouvertures et clôtures de comptes bancaires, la conclusion de prêts, ou encore la validation de CGV et CGU.
