Gérer une entreprise quelle qu’elle soit n’est pas une chose aisée. Les aspects comptables, les enjeux juridiques, en passant par les relations contractuelles entre les différents prestataires ou fournisseurs, il est nécessaire d’adopter les bonnes pratiques pour une simplification du quotidien.
La place des contrats dans une entreprise
Au cours de sa vie, une entreprise négocie et conclut un grand nombre de contrats. Pour rappel, un contrat est une convention qui engage les parties signataires en créant des obligations entre elles. Dans le monde professionnel de l’entreprise, le contrat se situe en plein cœur de la relation commerciale.
Signer des contrats est donc un enjeu crucial dans la vie d’une société :
- contrats de distribution
- contrats d’approvisionnement
- contrats de prestations de services
- contrats de prêts bancaires
- contrats de travail
- contrat de vente
- baux commerciaux.
Au-delà de cet aspect, il faut savoir qu’un contrat, entre le moment de sa signature et le moment de sa résiliation, peut être amené à être modifié, et ce, de nombreuses fois, par le biais de divers avenants.
Par exemple, un avenant à un contrat de travail doit être rédigé chaque fois qu’un changement survient dans les modalités de travail d’un salarié.
Vous l’aurez compris, le contrat est omniprésent dans le monde de l’entreprise, d’où la nécessité d’une gestion carrée, rigoureuse et dématérialisée de ceux-ci.
La dématérialisation du processus contractuel
Gérer ses contrats par des processus manuels est une réalité historique et encore trop courante dans bon nombre d’entreprises. Pourtant, cela freine l’entreprise dans ses objectifs de performance financière en alourdissant le quotidien des équipes.
La dématérialisation de toutes les tâches chronophages et répétitives liées à la gestion des contrats, tend à améliorer de manière significative la productivité de l’entreprise.
En effet, la dernière décennie a vu exploser la création de logiciels de gestion de contrats qui s’avèrent être une véritable aubaine pour les chefs d’entreprise ainsi que pour leur personnel, tout en faisant un pas supplémentaire vers un avenir plus écologique.
Préserver l’environnement
La création du papier est nuisible pour l’environnement. Les contrats représentent souvent des liasses importantes de documents, d’autant que la plupart du temps, les contrats sont imprimés et signés en trois voire quatre exemplaires.
Rappelons que le papier demeure la troisième industrie la plus polluante. Les agents de blanchiments utilisés dans la production du papier produisent des matières toxiques dans les sols, dans l’eau et dans l’air.
Une fois le papier jeté, sa dégradation libère du méthane, un composé chimique extrêmement toxique. Supprimer le papier est donc une nécessité urgente pour les années à venir.
Alléger le côté administratif
Le travail administratif dans une entreprise, composé en grande partie de la rédaction, de la gestion et du suivi des contrats, peut s’avérer très lourd à gérer et demeure un frein à sa productivité et à sa croissance.
Que l’entreprise dispose d’un service juridique pour gérer la partie contractuelle, d’un secrétariat ou que le chef d’entreprise gère lui-même la partie contractuelle, le temps perdu est précieux. La suppression du papier, la fin des tâches d’impression ainsi que des photocopies, la suppression des dossiers papiers… Cela permet aux équipes de se consacrer à d’autres tâches.
Bureaux encombrés, placards surchargés, salle d’archive débordante… La dématérialisation des contrats permet d’atteindre un objectif proche du zéro papier et de travailler dans des conditions beaucoup plus agréables.
La dématérialisation contractuelle permet également de recourir à la signature électronique. La signature électronique génère un gain de temps non négligeable pour toutes les parties signataires.
En plus d’éviter les rendez-vous physiques et les déplacements fastidieux, la signature électronique rend le contrat signé inaltérable et infalsifiable.
Créer et gérer ses contrats avec un logiciel informatique
La plupart des logiciels prévoient la possibilité de créer tous types de contrat directement via une bibliothèque de documents. L’automatisation dans la rédaction des contrats grâce aux modèles de contrats ou clauses préétablies, facilite grandement le travail des personnes en charge de cette mission. Cette dernière garantie la sécurité et la confidentialité des contrats générés.
Cela permet également de palier aux inexactitudes que l’on rencontre trop souvent dans les contrats rédigés manuellement. En effet, ces anciennes pratiques, longues et fastidieuses, nécessitent un contrôle accru et une relecture approfondie de toutes les données importantes figurant au contrat.
Malgré cela, des erreurs ou inexactitudes peuvent persister. En cause notamment, le transfert manuel des données (identité des parties, données chiffrées…). Plus l’entreprise grandit, plus le flux de données est important, plus les erreurs dans les contrats risquent de se multiplier.
Grâce aux logiciels de gestion de contrats, toutes les données sont préalablement enregistrées dans la base. Il n’existe donc plus de risque d’erreur grâce à la génération numérique des données.
Par ailleurs, le temps de création du contrat est réduit considérablement. Tous les modèles sont créés par des professionnels du droit, qui assurent au contrat un langage cohérent, des clauses conformes à la réglementation en vigueur et actualisées eut égard aux évolutions du droit.
Le principal objectif de ces logiciels est de permettre une vision organisée et globale de toutes les conventions et accords passés avec les clients, les salariés ou autres prestataires. Gérer tous ces contrats avec un outil de gestion permet un suivi très précis dans l’exécution de ceux-ci.
En effet, il est un enjeu très important dans tout processus contractuel : la gestion des échéances. Qu’il s’agisse d’un contrat fournisseur ou encore d’un bail commercial, beaucoup de contrats doivent être dénoncés à leur date d’échéance. Cela afin d’éviter qu’ils ne se renouvellent automatiquement, sans décision préalable, et sans analyse.
Exit les tableaux Excel remplis de lignes et de colonnes, chronophages et difficiles à lire. Les logiciels de gestion de contrats permettent un suivi programmé et informatisé des dates d’échéances avec des systèmes d’alerte.
Cela évite des reconductions tacites fâcheuses, dont les conséquences pourraient générer des coûts et des risques pour l’entreprise. Il est important de souligner que la gestion de contrat dématérialisée induit une préservation des données du contrat grâce à un système d’archivage astucieux.
Enfin, ces procédés de gestion de contrats par des outils informatiques intelligents, permettent de faciliter la collaboration entre tous les acteurs de l’entreprise. Grâce à leur dimension collaborative. Les échanges entre les juristes, assistants juridiques, chef d’entreprise et autres opérationnels sont fluidifiés et grandement accélérés.
Une gestion plus fluide, une sécurisation des données, un gain de temps considérable, une plus grande sérénité, un geste pour la planète.
Voilà la promesse de ces nouveaux outils informatiques qui sont au cœur du processus de gestion des contrats. Ils représentent un pas en avant vers la transformation numérique des entreprises.
