Guide pour obtenir son NDA formateur

Vous souhaitez vous lancer dans le domaine des prestations de formation à des particuliers et/ou à des professionnels ? Selon la loi, l’activité de formation professionnelle continue est réglementée. Afin de pouvoir exercer dans ce secteur, vous devez donc devenir un formateur agréé et répondre à de nombreuses obligations.

Parmi celles-ci, il faut obtenir un NDA formateur, qui est un numéro d’enregistrement d’activité, ou un numéro d’agrément, auprès de la DIRECCTE. C’est l’une des principales clés qui vous autorisent à proposer vos prestations et faire bénéficier vos clients d’une éventuelle aide financière venant des OPCO. Mais comment avoir son NDA ?

Découvrez dans ce guide quelques conseils et astuces qui pourront vous aider dans cette voie.

Qu’est-ce que le NDA (numéro de déclaration d’activité) ?

Le NDA est nécessaire pour devenir formateur professionnel. Que ce soit des formations pour des particuliers, des entreprises ou des organismes de formation, ou encore sous-traitant, vous devez vous enregistrer auprès des autorités dédiées afin de l’obtenir.

Il s’agit d’une démarche de reconnaissance de votre statut et non pas d’un agrément de l’État. À la suite d’une signature d’un contrat de formation ou d’une convention de formation, l’organisme de formation (OF) ou le formateur indépendant possède un délai de trois mois pour déposer sa déclaration d’activité en préfecture. Il peut obtenir son NDA formateur sous trente jours maximum.

À noter que le numéro de déclaration NDA ne vaut pas l’agrément ou l’habilitation. Il s’agit simplement d’un numéro d’enregistrement, qui s’affiche sur les factures, les devis, les contrats ou les conventions. La liste des organismes de formateurs est mise à jour régulièrement. Elle réunit toutes les structures d’apprentissage, telles que les centres de formation des apprentis (CAF), les OF, etc.

La démarche est plus simple avec le portage salarial. Il n’est pas nécessaire de faire la déclaration et de gérer tous les aspects administratifs associés pour exercer votre métier de formateur. Vous pourrez utiliser le numéro d’agrément de la société de portage.

Qu’à cela ne tienne, cette immatriculation assure l’accessibilité de vos formations à travers des aides financières de l’OPCO. L’objectif consiste à régulariser les différents programmes d’apprentissage existants, de les rendre plus visibles et de pouvoir les comparer entre elles.

Qui est concerné par le numéro de déclaration d’activité ?

Dispenser des formations générant des savoir-faire professionnels est une activité réglementée par l’État et contrôlée par la DREETS. Cette démarche lui permet de savoir qui dispense les actions de formation et d’intervenir en cas d’anomalie.

Tous les prestataires de formation, que ce soit une personne physique ou morale, doivent réaliser une déclaration d’activité pour obtenir le NDA formateur. Cela concerne principalement la prestation de formation, les bilans de compétences, la Validation des acquis par l’expérience (VAE) aux salariés, demandeurs d’emploi ou travailleurs indépendants.

Ces processus se dédient également aux formateurs indépendants et aux auto-entrepreneurs qui souhaitent s’intégrer dans ce domaine. Ainsi, ils auront l’opportunité d’étendre leur activité et d’attirer plus de clients qui sont séduits par le fait d’être pris en charge durant leur programme d’apprentissage par des organismes paritaires.

Pour facturer les prestations de formations professionnelles ou réaliser des bons de commande, il est indispensable de mentionner ce numéro d’activité sur le document.

Comment obtenir un numéro d’activité formateur ?

Généralement, les démarches pour obtenir NDA formateur s’effectuent auprès de la DREETS via le formulaire Cerfa. Mais l’État a apporté quelques améliorations. Il est dorénavant possible de réaliser la déclaration d’activité (télédéclaration) en ligne et d’envoyer les pièces justificatives par l’intermédiaire de l’application « Mon activité formation ».

Vous devez commencer par créer votre propre structure, une entreprise individuelle, une EURL, une SASU, ou une auto-entreprise (micro-entreprise) afin d’obtenir un statut. Sinon, la déclaration initiale d’activité n’est pas autorisée. Puis s’ensuit la signature d’un premier contrat ou convention pour l’apprentissage avec un client. Vous disposez de trois mois pour effectuer votre déclaration d’activité en ligne.

Dans les trente jours qui viennent, le préfet de la région vous remet un récépissé contenant votre NDA pour vous laisser exercer votre activité. S’il n’y a pas de retour durant ce délai, vous pouvez considérer votre dossier comme étant déjà accepté.

Quelles sont les pièces justificatives à fournir ?

Pour faire la télédéclaration, vous avez besoin de vous munir de différentes pièces justificatives dont :

• Un extrait Kbis de moins de 3 mois ou un numéro de SIREN,
• Une copie de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle signée par le client et contenant le programme de formation,
• Un extrait du casier judiciaire ou bulletin n°3 du dirigeant pour une personne morale (celui du déclarant pour une personne physique),
• Une copie des statuts de la structure ou de l’entreprise individuelle (dont l’auto-entrepreneur) au cas où elle dispense des actions de formation par apprentissage, sauf CFA,
• Le programme de formation relatif,
• La liste des formateurs et leurs CV (avec mention de leurs titres et qualités),
• Autres informations associées aux actions.

Les différents motifs de refus

Toutes les déclarations effectuées auprès de la DIRECCTE ne peuvent pas toutes être acceptées. Certains motifs entraînent le refus du dossier comme :

• Le manque d’une pièce justificative,
• Le non-respect des exigences réglementaires pour le programme d’apprentissage,
• L’action conventionnée ou contractée n’étant pas du domaine de la formation professionnelle,
• L’absence de l’autorisation d’exercer l’activité.

Malgré tout, il est possible de réaliser des recours en cas de rejet, sauf en cas d’interdiction d’exercer les actions de former. Dans d’autres situations, le NDA peut être perdu. Encore une fois, l’enregistrement est résiliable sous certaines conditions :

• L’OF ou le CAF est en situation illicite ou n’a pas effectué aucune formation tout au long de l’année,
• L’OF ou le CAF n’a pas déposé à temps le Bilan Pédagogique et Financier (BPF),
• L’OF ou le CAF n’a pas respecté les obligations associées aux activités.

Sachez également que le NDA fait partie des 9 premiers chiffres des numéros SIREN. La création d’un nouveau SIREN engendre donc en même temps le changement du statut juridique. Dans cette option, il est indispensable de renouveler la demande du numéro d’enregistrement.

Les obligations liées à l’obtention de l’agrément de formation

La démarche pour obtenir un NDA formateur peut être gratuite. Mais elle impose certaines obligations administratives et comptables aux OF et aux formateurs indépendants. Il est nécessaire de gérer de manière plus rigoureuse le centre de formation. Le manquement à ces règles peut donner lieu à des sanctions, dont des amendes ou le retrait du NDA.

Tout d’abord, il faut savoir que, dès sa réception, le numéro de Déclaration d’Activité doit apparaître sur tous les documents à transmettre comme les devis, les factures, les bons de commande, les contrats ou les conventions de formation professionnelle.

Tout prestataire de formation est également obligé de bien organiser sa comptabilité, d’établir en ligne un bilan pédagogique et financier (BPF) ou encore de mettre en place un règlement intérieur. Il devra en plus élire un commissaire aux comptes.

Comment obtenir le titre de formateur ?

Certes, il est possible de dispenser des formations sous forme de vidéo en ligne ou faire des prestations en mode consulting. Facile, rapide et pratique, cette alternative attire d’ailleurs de plus en plus d’apprentis actuellement. Toutefois, ils ne pourront pas profiter des aides financières de l’État ou du Pôle Emploi, leurs diplômes ne sont pas reconnus…

Ce type d’activité doit suivre certaines règles pour devenir un formateur agréé. Cela permet de bien organiser le côté administratif, de s’intégrer dans la démarche qualité de programme, d’être référencé sur Datadock pour figurer parmi la liste des OPCO (Opérateurs de compétences, anciennement OPCA), d’être référencé par Pôle Emploi, de bien connaître les dispositifs de financement, etc.

À ce titre, il faut déclarer l’activité auprès de la DIRECCTE, valider le statut juridique et mettre en place tous les ans un BPF. Différents critères doivent être pris en compte :

• Identifier de manière précise les objectifs de la formation,
• Adapter le programme aux publics,
• Adapter les outils techniques, pédagogiques et d’encadrement à l’offre de formation,
• Informer le public tout ce qui concerne l’apprentissage,
• Prendre en considération les appréciations des stagiaires
• Exiger aux personnels chargés d’apprentissage une qualification professionnelle et une formation continue.

Le portage salarial, une alternative plus simple et rapide

Il est possible de demander immédiatement un numéro d’enregistrement sans être contraint de créer une société, en optant pour le portage salarial. Vous pourrez bénéficier du référencement au Datadock grâce à la société de portage salarial, à condition que celle-ci dispose d’un statut d’OF et des compétences requises dans l’exercice de l’activité de la formation professionnelle.

Ce type de structure figure parmi le catalogue des OPCO. Il possède l’attestation pour l’exonération de la TVA. Ainsi, vous pourrez facturer vos prestations sans la Taxe sur la valeur ajoutée. La préparation de la certification qualité Qualiopi fait également partie des missions de la société de portage salarial. Mais dans cette option, vous deviendrez son salarié.

Certains formateurs privilégient la sous-traitance. Quel que soit le modèle choisi, la déclaration d’activité offre aux OF de nombreux avantages. Cela leur permet de suivre leur évolution dans le secteur, d’obtenir une meilleure visibilité, d’avoir l’opportunité de signer avec les sociétés des stagiaires et de bénéficier des financements.