Depuis le début de la crise sanitaire, de plus en plus d’entreprises sont passées au télétravail. Le problème était que la signature de document n’était pas toujours évidente, en particulier lorsque les déplacements étaient impossibles en raison du confinement. C’est pour cette raison que beaucoup ont opté pour les solutions de signature électronique.
Aujourd’hui, la signature électronique est de plus en plus utilisée. Il faut dire que cela peut grandement faciliter les choses et éviter les déplacements inutiles. Si vous n’êtes pas familier avec cette solution, nous vous en disons tout ce que vous devez savoir à propos de cette dernière.
Il est important de préciser que scanner une signature manuscrite et l’ajouter à un document n’est pas considéré comme une signature électronique. Il s’agit de signature numérique, celle-ci n’apporte pas de preuve de consentement du signataire et n’a donc pas la même force probante que la signature électronique. Cette dernière possède trois principaux objectifs :
- Garantir que le document est resté intègre entre le moment de la signature et la consultation ;
- Authentifier l’identité de personne ayant signé le document ;
- Apporter une garantie du consentement.
Cette signature permet de signer différents documents tels que les factures, les contrats de travail, les actes et différents documents juridiques et comptables.
Afin d’être 100 % légale, cette signature doit être :
- Inaltérable : le document ne doit plus offrir la possibilité de modification après la signature.
- Irrévocable : le signataire ne doit pas pouvoir contester la signature.
- Authentique : l’identité de la personne ayant signé doit être retrouvée.
- Unique : la signature ne doit pas pouvoir être déplacée vers un autre document, elle ne doit pas être réutilisable.
Selon le Code civil, la signature électronique possède la même force probante que la signature classique manuscrite. Bien évidemment, il y a une condition, afin qu’elle puisse être 100 % légale, le signataire doit dûment pouvoir être identifié.
Il est donc possible de dire que la signature électronique possède la même valeur qu’une signature classique, en France et dans l’Union européenne. Ce genre de signature possède tout un cadre légal et des règles régissant son fonctionnement au niveau de la France.
Toutefois, afin de rester dans la légalité, il est important de faire intervenir un tiers de confiance : le prestataire qui offre la solution de e-signature. Ces derniers sont particulièrement fiables, car ils vérifient l’identité des signataires en demandant les pièces d’identité. Ces prestataires respectent également la RGPD (Réglementation Européenne sur la Protection des Données).
Le principe de signature électronique d’un contrat de travail, d’un contrat de location ou tout acte de valeur légale, est très simple à comprendre. Tout d’abord, il faudra passer par un prestataire de confiance pour vous permettre de signer. Il s’agit d’entreprises spécialisées qui peuvent effectuer différentes opérations de sécurité afin de permettre l’authentification. Elles garantissent également la transmission ainsi que le stockage des données.
La plupart des solutions sont très simples à utiliser et garantissent un bon fonctionnement. On peut parfaitement assimiler la procédure à un achat en ligne, lorsque vous validerez votre achat, vous recevrez un code secret par SMS. La signature électronique est pratiquement la même chose.
La première étape consiste à s’inscrire sur le site de prestataire de confiance. Pour cela, vous aurez des identifiants à introduire, vous devez également confirmer votre identité. Dans le cas d’une authentification qualifiée, vous aurez également besoin d’une clé électronique. Une fois cela fait, il faudra simplement ajouter vos documents sur le site du prestataire, ils peuvent être sous forme de PDF, Word, ou autre. Il faudra par la suite inviter les signataires à signer le document. Pour cela, il faudra renseigner certaines de leurs coordonnées, surtout leur numéro de téléphone. Dans le but de sécuriser la signature, le prestataire envoie un code par SMS à chaque signataire.
Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises optent pour les signatures électroniques, en particulier celles qui souhaitent une transformation digitale. Il faut dire qu’il s’agit d’un outil qui permet un gain de temps considérable. Nous allons vous parler à présent des avantages le plus importants qu’offre cet outil.
Avec cette solution, il est possible d’échanger très facilement les documents, un smartphone ou un ordinateur suffisent largement. De plus, la procédure de signature est facilitée, elle peut se faire en quelques secondes. Les délais d’attente sont supprimés, vos documents sont directement prêts à être utilisés.
Grâce à la signature électronique, vous pouvez voir l’état d’avancement de vos documents en temps réel. De cette manière, vous n’aurez pas besoin d’appeler les signataires pour leur demander s’ils ont signé ou pas. Il suffira simplement de consulter les dossiers et d’effectuer des relances si besoin.
Grâce au prestataire de signature électronique, vos données sont dématérialisées. Il n’y a aucun risque de perte de l’altération d’un document. De plus, le prestataire de confiance garantit l’intégrité de toutes vos données.
Il est tout à fait possible de réaliser des économies sur les frais de déplacement ou d’envoi du dossier. Il est même possible de faire des économies à long terme sur le prix du papier, de l’encre et de l’impression des dossiers à signer.
Tout d’abord, il s’agit d’une très bonne opportunité de revoir quelques aspects du fonctionnement d’une entreprise. La signature électronique est très simple à intégrer aux outils existants d’une entreprise et facilite grandement la vie des employés et des clients.
En effet, en simplifiant les démarches administratives, il est possible d’observer une meilleure rentabilité des employés. Ces derniers auront beaucoup plus de temps à consacrer aux tâches importantes.
