Signature électronique sur Word, guide d’utilisation

Les documents Word figurent en tête des outils les plus utilisés en entreprise, tous secteurs confondus. Ils font régulièrement l’objet de signatures, or imprimer le document Word, le signer puis le scanner pour pouvoir le renvoyer est une tâche particulièrement laborieuse et chronophage. Et surtout inutile. 

Au lieu de cela, il suffit d’apposer une signature manuscrite ou numérique directement sur votre Document Word, en laissant votre précieuse imprimante de côté tout en réalisant un gain de temps considérable. Voici les étapes clés pour signer un document Word sans l’imprimer, et en quelques clics !

Ajouter une ligne de signature dans un document Word

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Tout d’abord, votre objectif est de parvenir à ajouter une ligne de signature à votre document Word. Pour cela, rien de bien compliqué : cliquez sur l’emplacement où vous désirez insérer une signature, puis sélectionnez « Insertion » et « Ligne de signature ».

Ensuite, l’onglet « Configuration de signature » vous permettra de totalement personnaliser votre signature, de son titre à son contenu. En cliquant sur « OK », votre signature sera alors validée et apparaîtra à l’endroit préalablement déterminé. 

S’agissant de la validité des signatures électroniques, précisons qu’elles disposent exactement de la même valeur juridique qu’une signature classique.

Astuces pour insérer une signature manuscrite

Saviez-vous qu’il était possible d’insérer une signature manuscrite dans Word ? Oui oui, méthode manuscrite + Word peuvent aller de pair, et nous allons vous le prouver. La technique est assez différente de celle utilisée pour un document PDF, mais elle reste très accessible et rapide à appliquer. 

L’intérêt d’une signature manuscrite est qu’elle retranscrit notre propre écriture, et donc les particularités précises d’une signature réalisée à la main. La manière dont sont arrondies les lettres, les traits, les points, les formes spéciales, tout compte et fait l’originalité de notre signature. 
La première étape consistera inévitablement à réaliser votre signature à la main, sur une feuille de papier, puis à la scanner. Inutile d’utiliser un scanner grandeur nature ou bien la fonction scanner de votre imprimante. Bon nombre d’applications mobiles existent de nos jours, fournissant la même qualité de scan mais offrant surtout une plus grande rapidité et

L’intérêt d’une signature manuscrite est qu’elle retranscrit notre propre écriture, et donc les particularités précises d’une signature réalisée à la main. La manière dont sont arrondies les lettres, les traits, les points, les formes spéciales, tout compte et fait l’originalité de notre signature. 
La première étape consistera inévitablement à réaliser votre signature à la main, sur une feuille de papier, puis à la scanner. Inutile d’utiliser un scanner grandeur nature ou bien la fonction scanner de votre imprimante. Bon nombre d’applications mobiles existent de nos jours, fournissant la même qualité de scan mais offrant surtout une plus grande rapidité et facilité d’utilisation.

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Afin que votre image finale englobe parfaitement votre signature sans d’autres éléments inutiles, n’hésitez pas à la rogner en allant dans l’onglet « Format ».

La plupart du temps, cela aboutira à un fichier .jpg, .png ou encore .gif.
Une fois que vous disposez de la version scannée, soit de la version numérique de votre propre signature manuscrite, vous n’êtes plus qu’à quelques clics de votre objectif. Rendez-vous dans l’onglet « Insertion », et cliquez sur « Images ». Il ne vous restera qu’à sélectionner le fichier de votre signature manuscrite, de l’ajouter à votre document à l’emplacement désiré, d’ajuster ses dimensions et sa disposition par rapport au texte, et le tour sera joué.

Autre possibilité : la signature contenant vos informations de base (fonction, nom, email …)

Il s’avère souvent utile de pouvoir renseigner un certain nombre d’informations dans sa signature électronique. Il s’agit la plupart du temps du nom, de l’adresse email, du numéro de téléphone ou encore de la fonction professionnelle. Le but ici est de créer une insertion automatique

A cet effet, entrez les informations souhaitées juste en-dessous de l’image de votre signature. Sélectionnez l’ensemble, puis cliquez sur « Insertion » et « QuickPart ». A partir de là, il vous faudra enregistrer votre sélection dans la galerie, ce qui ouvrira une boîte de dialogue intitulée « Créer un nouveau bloc de construction ». Tapez-y le nom de votre signature, sélectionnez l’option « Insertion automatique » dans la ligne « Galerie », puis validez vos choix. Et voilà, vous avez créé un nouveau bloc de signature, combinant votre signature habituelle et les informations de contact que vous avez jugées utiles. 

Pour insérer ce bloc nouvellement créé, rendez-vous dans « Insertion – Composants QuickPart » puis dans « Insertion automatique ». La dernière étape consistera à sélectionner le bloc concerné puis à le placer à l’endroit désiré.

Quid d’une insertion de signature manuscrite sur Mac ?

Pour rebondir sur les astuces que nous venons de vous donner, une légère subtilité peut être précisée s’agissant des ordinateurs de la marque à la pomme. Macbook Air, Macbook Pro, iMac, tous ont un point commun particulièrement fonctionnel : la signature manuscrite via le Trackpad.


En langage Apple, un Trackpad n’est rien d’autre que le grand pavé numérique arboré par l’intégralité des ordinateurs de l’enseigne. Un Trackpad vient remplacer une souris traditionnelle, mais pas que. Ses fonctionnalités sont bien plus étendues, comprenant notamment le slide entre les fenêtres d’un simple mouvement des doigts, le rétrécissement ou l’agrandissement de ces dernières, la libération en un mouvement du bureau, ou encore l’affichage du menu des applications toujours d’un simple geste. Mais au-delà de ces fonctionnalités, un tel pavé numérique permet avant tout de bénéficier d’une grande fluidité de mouvement.

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Or, ce qu’il faut savoir, c’est que Apple permet la création d’une signature « manuscrite numérique » directement depuis l’ordinateur via l’onglet Signature tel que dans l’application Aperçu, en cliquant sur « Créer une signature ». Une petite fenêtre s’ouvrira alors, demandant de cliquer au milieu de l’écran lorsque vous êtes prêt à dessiner votre signature. Ensuite, toute la superficie du Trackpad fera office de feuille à dessin, et vous pourrez tracer votre signature en toute liberté et légèreté. Une fois cette étape terminée, il vous suffira de cliquer sur n’importe quelle touche de votre clavier pour mettre fin au processus. Votre signature manuscrite sera ainsi enregistrée dans votre système, et utilisable extrêmement facile sur tout document utile.

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