Les formations peuvent être décortiquées sous tous les angles : réputation de l’organisme de formation, contenu, avis des anciens apprenants, durée et coût, les critères sont nombreux. Toutefois, les formations ont un point commun d’ordre administratif : l’émargement. Et ce dernier est indispensable.
D’un côté, les formations modernes sont de plus en plus digitales et adaptées aux attentes et contraintes de chaque profil. Mais d’un autre côté, certaines procédures administratives restent inchangées, devenant de véritables épines dans le pied. C’est notamment pour cela que les solutions d’émargement numérique, soit d’émargement à distance, séduisent de plus en plus.
Pour faciliter cette transition vers des processus plus efficaces, de nombreuses entreprises optent pour des outils de comptabilité et de facturation intégrés. Ces outils permettent non seulement de simplifier la gestion des factures, mais aussi d’optimiser le suivi des stagiaires et de garantir une traçabilité rigoureuse des formations dispensées.
La dématérialisation des processus, y compris la possibilité de télécharger des documents de formation de manière collaborative, facilite l’accès aux informations critiques. L’intégration de fonctionnalités telles que la signature électronique garantit la légalité des documents, notamment pour les stagiaires en formation. Ces fonctionnalités peuvent être essentielles pour les centres de formation cherchant à moderniser leurs pratiques.
Voici notre TOP 4 des meilleurs logiciels d’émargement gratuits !
Qu’est-ce qu’un émargement ?
L’émargement, souvent perçu comme la simple formalité de signer une feuille de présence, revêt en réalité une importance capitale dans le suivi des formations. En attestant de la présence et de l’assiduité des apprenants, il constitue un élément clé de la gestion administrative des formations. Cette pratique est largement répandue dans tous les types de programmes de formation, qu’ils soient dispensés par des établissements éducatifs traditionnels ou des organismes de formation en ligne.
Cependant, avec l’évolution des modalités d’apprentissage et l’émergence croissante des formations en ligne et à distance, le concept même d’émargement physique montre ses limites. La nécessité d’une solution plus flexible et adaptée à ces nouvelles réalités s’impose. C’est là que les logiciels d’émargement en ligne entrent en jeu, offrant une alternative moderne et efficace.
Ces solutions numériques permettent de gérer l’émargement de manière électronique, éliminant ainsi les contraintes liées aux processus manuels. Elles garantissent la traçabilité et la fiabilité des données tout en facilitant la gestion administrative pour les formateurs et les organismes de formation. De plus, les logiciels d’émargement en ligne sont conçus pour garantir la sécurité et la confidentialité des informations traitées, répondant ainsi aux normes et aux exigences en matière de protection des données.
Les logiciels d’émargement en ligne représentent une réponse efficace et adaptée aux besoins actuels de suivi des formations, notamment dans un contexte où les formations à distance gagnent en popularité. En offrant une gestion simplifiée, une traçabilité accrue et une sécurité renforcée, ces solutions contribuent à optimiser l’organisation et la gestion des formations, tant pour les formateurs que pour les apprenants.
Les avantages indéniables de l’émargement à distance
Les avantages résidant dans l’utilisation d’un émargement numérique sont nombreux, à commencer de manière éponyme par son caractère numérique. Par numérique, on entend donc qu’il a eu lieu en ligne, de manière totalement dématérialisée, et accessible en tout lieu et à toute heure. Et ce, tout en garantissant aussi efficacement son objectif d’attestation de présence. Si ce n’est davantage.
Ensuite, on peut souligner le fait qu’un émargement à distance permet de réaliser des économies financières appréciables en matière de papier, encre d’impression, matériel d’impression, fournitures, ou encore dossiers et armoires d’archives. En faisant la transition de l’émargement papier à un logiciel d’émargement, un organisme de formation tire des bénéfices significatifs, à commencer par ces économies.
Dans cette logique, le suivi et la consultation des feuilles d’émargement en sont également grandement simplifiés. Il ne sera plus nécessaire de rechercher la feuille d’émargement d’un élève donné pour une session de formation précise, en fouillant dans les dossiers ou dans un tas de documents non triés.
En quelques clics, il sera possible de retrouver la fiche concernant n’importe quel élève, n’importe quelle formation, de n’importe quel jour, et même de n’importe quelle année. Un logiciel offre ce que du papier ne peut pas offrir : la possibilité d’appliquer des filtres de recherches, pour optimiser l’obtention du résultat désiré.
Toujours dans la longue liste des avantages de l’émargement numérique, il est évident que ce dernier se prête parfaitement aux formations qui sont dispensées 100 % à distance. Il est même indispensable à leur bon fonctionnement.
L’utilisation de ce type de logiciels est de plus un jeu d’enfant. Depuis un ordinateur ou un smartphone, peu importe le système d’exploitation de ce dernier, tout un chacun peut y accéder. Aussi bien au sein de l’équipe éducative que des apprenants. Si nous prenons l’exemple de l’émargement numérique développé par Edusign, ce dernier fonctionne de manière très simple mais très fonctionnelle : il suffit soit de cliquer sur un lien reçu par mail, soit de scanner un QR Code. Et l’émargement est fait.
Edusign
Pourquoi choisir Edusign ? En misant sur Edusign, vous bénéficierez d’une expertise moderne capable de s’adapter à toutes les situations. En ce sens, le logiciel d’émargement numérique Edusign peut être intégré à plus de 1000 applications, sans oublier de préciser qu’il a été conçu à partir des dernières technologies pour une expérience d’utilisation particulièrement intuitive.
L’aspect sécurité et confidentialité des données est également une priorité pour Edusign. En choisissant Edusign, vous profitez d’une automatisation avancée qui permet une saisie facilitée des informations administratives. De plus, le logiciel de gestion en mode Saas offre des processus collaboratifs permettant une gestion fiable des documents, assurant la valeur probante des pièces justificatives.
Edusign propose des espaces personnalisés, garantissant la sécurité de vos données. Les documents numérisés, y compris les imprimés administratifs, sont stockés de manière sécurisée, offrant une numérisation optimal des justificatifs.
Pour tester son efficacité, un essai gratuit est offert, vous permettant de découvrir les avantages du système d’information intuitif d’Edusign. Notez que l’archivage de données est la seule fonctionnalité non incluse dans cet essai gratuit.
Avec Edusign, facilitez votre gestion, boostez votre productivité et assurez une sécurité optimale à vos données.
Hop3Team
Hop3Team se distingue par son accompagnement complet, de la mise en production à l’utilisation du logiciel, incluant la gestion intégrale de l’activité du client. Cette approche holistique garantit une prise en charge optimale de chaque étape du processus. En outre, l’équipe de Hop3Team offre une assistance personnalisée tout au long de la mise en place du logiciel, assurant ainsi une transition fluide vers une utilisation efficace.
L’un des points forts de l’offre de Hop3Team réside dans sa capacité à proposer une assistance continue, même après la mise en service du logiciel. Cette prise en charge post-déploiement permet aux clients de bénéficier d’un soutien permanent pour répondre à leurs besoins évolutifs en matière de gestion des activités.
En ce qui concerne la gestion des formations, Hop3Team offre une solution complète en fournissant une assistance à la création de parcours de formation personnalisés. Cette fonctionnalité permet aux clients de concevoir des programmes de formation adaptés à leurs besoins spécifiques, améliorant ainsi l’efficacité et la pertinence de leurs initiatives de développement des compétences.
Par ailleurs, Hop3Team garantit la sécurité et l’intégrité des données de ses clients en proposant un archivage de dossiers d’une durée de 10 ans. Cette fonctionnalité essentielle assure la préservation à long terme des informations critiques, offrant ainsi une tranquillité d’esprit aux utilisateurs.
En ce qui concerne la tarification, les tarifs de Hop3Team sont alignés sur ceux du secteur, offrant ainsi une solution compétitive pour les clients. De plus, une période d’essai gratuite de 14 jours est offerte, permettant aux utilisateurs d’évaluer pleinement les fonctionnalités et les avantages du logiciel avant de prendre une décision d’achat.
Digiforma
Digiforma est le prochain logiciel de gestion de notre liste. La promesse de ce logiciel est d’être une solution tout-en-un, en ce sens qu’elle serait capable d’assurer l’e-learning, la gestion administrative en général, la gestion commerciale, la qualité des contenus de formations, mais également l’émargement numérique.
Catalogue de formation, suivi financier et commercial, ainsi que diverses tâches administratives, dont la procédure d’émargement à distance, sont autant de fonctionnalités proposées par Digiforma. Cette solution Saas est conçue pour automatiser les processus de gestion, optimiser la productivité et répondre aux besoins spécifiques du CRM pour une gestion efficace de la relation-client. Avec une attention particulière portée à la qualité des contenus de formation, Digiforma propose une approche collaborative pour l’e-learning. La possibilité de centraliser et de suivre numériquement les formations renforce la valeur probante des documents administratifs.
En ce qui concerne la tarification, Digiforma propose des tarifs sans engagement, avec une version totalement gratuite du logiciel. Bien que cette version gratuite offre des fonctionnalités limitées, elle inclut tout de même des fonctionnalités essentielles telles que la centralisation et le suivi numérique des formations, ainsi que la création et l’édition des documents de base. Cette offre permet aux utilisateurs de découvrir et de s’habituer aux fonctionnalités du logiciel avant de passer à des options plus avancées, garantissant ainsi une transition en douceur vers une utilisation optimale de la solution.
Bsoft, ou Bienvenue.pro
Créée en 2010, Bsoft, également appelé Bienvenue.pro pour ses gammes de solutions numériques, est un autre exemple d’enseigne de logiciel d’émargement en ligne qui pourrait retenir votre attention.
Plus précisément, la solution « Bienvenue Formation » donne accès à une solution d’émargement digital pensée à la fois pour faciliter les procédures quotidiennes des organismes de formations, que pour assister les opérateurs de compétences et tous les membres des équipes pédagogiques. Entre application cloud et application mobile, avec de plus une garantie qualité « Made in France », Bsoft est une option à creuser pour optimiser vos processus d’informatiques.
Bsoft propose également des solutions pour la dématérialisation des factures avec un coffre-fort intégré, facilitant ainsi le suivi numérique des formations. La gestion efficace des données est renforcée par l’utilisation de tableaux de bord personnalisés, contribuant à la collaboration au sein des équipes pédagogiques.
En intégrant Bsoft dans vos processus, vous bénéficierez d’une solution de gestion collaborative qui répond à vos besoins spécifiques en matière d’émargement, de gestion documentaire et de suivi financier.
