La nouvelle technologie apporte au fil du temps, des moyens permettant d’améliorer la communication en entreprise ou dans un centre de formation. Le webinaire fait partie des outils incontournables, pour faire des exposés (vidéos, pages Internet, notes vocales, PowerPoint…) dans le but de communiquer avec les clients potentiels, attirer de nouveaux prospects et générer du trafic. Son aide est fortement plébiscitée pour former des étudiants ou des collaborateurs. Cette pratique s’est encore démocratisée depuis l’avènement de la pandémie mondiale, qui a incité les salariés à travailler chez eux. Découvrez au travers de ce guide ce que c’est réellement et comment mettre en place un webinaire.
Qu’est-ce qu’un webinaire ?
Le « Webinaire » est une association de deux mots « web » et « séminaire ». Il s’agit donc d’une présentation, d’une réunion ou d’une conférence interactive réalisée en ligne par une entreprise, une organisation ou un particulier. Durant cet évènement, les participants assistent à l’évènement à distance et peuvent contribuer directement aux échanges.
Cette pratique peut être reconnue sous différentes appellations :
- Webinar,
- Conférence en ligne,
- Conférence sur Internet,
- Séminaire ou cours en ligne,
- Webémission,
- Videoconference,
- web séminaire,
- Goto Meeting,
- Cours virtuel
- Classe virtuelle, etc.
C’est une sorte de conférence multidirectionnelle. Les activités se déroulent donc à distance, par l’intermédiaire d’un support de conférence web (ordinateur, tablette, Smartphone) connecté à un navigateur Internet. L’objectif consiste à effectuer un travail collaboratif ou transmettre des informations sur le web pour une audience plus étendue, peu importe leur situation géographique.
Les webinaires peuvent être des séances de formations, des ateliers, de simples présentations vidéo ou des séminaires, diffusés en ligne via des plateformes dédiées. Chaque séquence se fera en direct. Elle se caractérise par son interactivité, c’est-à-dire que le présentateur ou conférencier et les invités peuvent discuter, envoyer et recevoir des informations de façon immédiate.
Comment ça marche ?
Le Webinaire se déroule en temps réel. Il connecte l’organisateur et les participants par l’intermédiaire d’une plateforme dédiée (Zoom, Adobe connect, Microsoft Teams, GlobalMeet Webinar, Livestorm, Google Meet…). Le processus s’appuie sur un système de partage d’écran.
Le conférencier partage, entre autres, un document (généralement une présentation PowerPoint) sur son bureau et l’accompagne de sa présentation au fur et à mesure. Tous les intervenants peuvent faire des échanges et interagir. Les auditeurs auront aussi droit de poser des questions verbales par le microphone intégré au support numérique ou écrit par messagerie instantanée, chat texte ou courriel.
Comment participer au web séminaire ?
Pour participer à la réunion, vous devez passer par des inscriptions en remplissant un formulaire en ligne. Vous recevrez par la suite un e-mail de confirmation contenant un lien personnalisé. Cliquez tout simplement sur ce dernier à l’heure prévue pour pouvoir vous connecter au site réservé au séminaire et assister directement à la présentation.
N’oubliez pas de brancher des haut-parleurs ou des écouteurs sur le support pour écouter le son. De nos jours, les webinaires utilisent la technologie VoIP, qui assure la transmission de la voix, vidéo ou encore flux audio, par des réseaux Internet. Il est possible d’enregistrer les émissions pour les visionner en différé plus tard.
À quoi sert le Webinaire ?
Le webinar apporte de nombreux avantages, aussi bien pour le conférencier que pour les auditeurs. C’est pour cette raison qu’il intéresse de plus en plus d’utilisateurs actuellement. Cette pratique permet d’organiser des réunions, des formations, des ateliers, des conférences ou des séminaires, quels que soient l’endroit et l’heure. Que les participants soient au travail, à leur domicile ou en voyage d’affaires.
Avec cet outil interactif, nul besoin de vous soucier de trouver un créneau ou une salle pour organiser des présentations. Exit les dépenses liées au déplacement, à la nourriture et à certains matériels ! En plus, le webinar permet à l’entreprise ou l’animateur d’interagir avec son public. C’est un moyen parfait d’atteindre potentiellement plus de prospects et d’agrandir l’audience cible.
Les domaines d’utilisation du séminaire en ligne
Les webinaires possèdent donc de nombreux domaines d’utilisation, notamment ceux qui sont liés aux affaires. Ils interviennent là où la communication et l’interaction avec le public jouent un rôle primordial. Mais le concept a le plus de succès dans l’éducation, la vente, le marketing et la formation en entreprise.
Pour mettre en place une stratégie de content marketing
Le webinar fait partie des meilleurs leviers du marketing digital pour booster une entreprise. Il sert à informer les nouveaux clients à propos de votre marque, votre enseigne et vos produits. De toute évidence, les contenus vidéo attirent davantage l’attention et génèrent plus d’engagements.
Pour pouvoir intégrer de manière plus efficace votre webinaire dans votre stratégie d’inbound marketing, il est préférable de le promouvoir sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram ou LinkedIn) ou utiliser les e-mails d’accueil, les notifications push, etc. Cet outil contribue aussi à la mise en place d’une relation à long terme avec la clientèle.
À noter que plus de la moitié des professionnels œuvrant dans le B2B visionnent régulièrement des webinaires. C’est une technique très convoitée dans ce secteur d’activité. Bien entendu, il faudra bien soigner les contenus pour fidéliser l’audience. Sachez qu’il est plus onéreux d’acquérir de nouveaux clients que de fidéliser un client existant.
Pour l’organisation dans une structure
Le webinar est un moyen idéal pour former les nouveaux salariés ou mettre à jour les anciens en entreprise. Dans le monde actuel, il faut constamment suivre les dernières tendances pour réussir dans tous les secteurs. Le web séminaire est plus pratique pour les entreprises qui ont des filiales partout dans le monde. C’est la solution la moins coûteuse pour réunir tous les employés depuis le confort d’une salle virtuelle.
Pour l’apprentissage en ligne
Il n’y a pas besoin de se déplacer ou de voyager pour trouver des formations appropriées. Grâce à cet outil d’apprentissage interactif, vous pouvez accéder à des cours virtuels ou des portes ouvertes virtuelles venant des écoles et des universités étrangères.
La formation webinaire permet en plus de profiter d’un suivi pédagogique personnalisé et elle offre l’occasion d’appréhender les nouveaux enjeux digitaux.
Comment organiser un webinar de qualité ?
Du côté des invités, il suffit d’avoir à disposition un ordinateur, une tablette ou un téléphone avec une connexion Internet. À cela s’ajoute un casque audio, avec un microphone et des écouteurs. Pour organiser un webinar, les présentateurs doivent également posséder un casque, une webcam, une connexion stable ainsi qu’un système d’hébergement de webinaires.
Aucun matériel supplémentaire n’est requis pour l’organisation d’une séance en ligne. Différents types de contenus peuvent être pris en charge, comme les vidéos, les textes, le tableau blanc pour dessiner et éclaircir certains concepts importants, les enquêtes et sondages. Le plus couramment, les ateliers sur le web sont exposés sous forme de diapositives.
Quel outil pour un webinaire ?
Commencez par choisir la plateforme appropriée. Généralement, les participants s’orientent vers le système d’exploitation Windows. Les présentateurs doivent toutefois prendre en compte certains facteurs comme :
- La fréquence des webinaires,
- Les objectifs de l’atelier,
- La présence ou non des fonctionnalités d’analyse ou de marketing automation,
- Le budget, etc.
Une palette d’outils de webinars est disponible sur le marché. Ils peuvent être gratuits, payants ou encore financés par la publicité. Zoom est la plateforme de réunion gratuite la plus connue. Il y a également Google Hangout, Skype, Glowbl, Join.me ou Webex. L’offre peut être intéressante, mais le nombre de participants est parfois limité.
Zoho Meetings est un logiciel payant, qui permet d’accueillir jusqu’à 250 participants. Il propose différentes fonctionnalités supplémentaires très avantageuses comme l’option d’analyse et de marketing automation, l’option d’enregistrement en vue d’un replay, etc.
Planifier l’évènement
Durant cette étape, vous devez d’abord programmer l’événement et élaborer votre plan. À ce titre, vous devez créer un compte sur la plateforme, établir à quel moment la présentation va se dérouler et envoyer les invitations à vos participants. Créez par la suite les diapositives nécessaires pour la visioconférence.
Pour rendre ce levier plus efficace, il est essentiel de bien choisir le sujet. Proposez des contenus adaptés à votre stratégie inbound marketing. N’hésitez pas à inviter d’autres experts pour rendre les présentations plus dynamiques. Il faut définir également les supports à utiliser, créer la landing page ainsi que la page d’inscription.
Qu’est-ce qu’une formation webinaire ?
Depuis un certain temps, le webinar est devenu un outil très apprécié dans le secteur de la formation. Inspiré des Mooc, il répond certainement à la réforme actuelle qui vise à faciliter l’accès de tous à la connaissance. Une formation webinaire est une leçon virtuelle diffusée à la demande ou de façon instantanée pour informer les auditeurs sur un sujet spécifique ou un thème d’intérêt.
Au sein d’une entreprise, cette méthode apporte une multitude d’avantages. C’est une alternative simple, économique et facile d’accès par rapport aux formations classiques. Les ateliers en ligne éliminent certaines dépenses comme la location de la salle, la restauration et les frais de déplacement. Tous les salariés peuvent participer depuis leur bureau, à la maison et même en vacances.
Les formations webinaires impliquent davantage les participants, en donnant plus d’importance aux documents partagés. Sans compter l’efficacité des fonctionnalités d’engagement avancées, telles que les enquêtes et les sondages. Les versions enregistrées et réutilisables permettent d’augmenter largement la productivité. Vous pourrez les exploiter pour former vos salariés par exemple, acquérir de nouveaux prospects et optimiser les ventes. Il ne vous reste plus qu’à savoir organiser un webinaire efficace pour votre auditoire.
