Feuille d'émargement en formation
Qu'est-ce qu'une feuille d'émargement ?
Une feuille d'émargement est un document administratif utilisé pour recueillir les coordonnées des personnes participant à une formation, un événement ou encore à une réunion, qu'il s'agisse d'un cours en ligne ou en présentiel avec un professeur. C'est une obligation légale qui permet de vérifier l'effectivité de la prestation et la valeur probante de l'attestation sur l'honneur, et facilite également les activités de facturation des formations.
L'objectif d'une feuille d'émargement est de fournir un registre organisé des personnes présentes à l'événement et du moment où elles l'ont fait. Ces informations peuvent être utilisées de nombreuses façons, par exemple pour envoyer des documents de suivi, établir des statistiques ou fournir des informations logistiques en cas d'urgence.
Ce type de document peut également faciliter les activités de facturation en enregistrant les coordonnées des personnes directement sur le document.
Pourquoi utiliser une feuille d’émargement en formation ?
Une feuille d'émargement en formation est souvent obligatoire. Ce document administratif est une feuille, papier ou digitale, qui permet d'attester de la présence des apprenants.
Cette feuille d'émargement en formation est la preuve qui a pour but de récupérer les financements des formations. En effet, les OPCO et autres organismes de financement vont regarder les signatures afin de débloquer l'argent. Ainsi, avoir un système qui assure la signature des apprenants et qui empêche la perte de feuille est une assurance de ne pas manquer le coche.
Une feuille d'émargement en formation peut avoir divers formats. La feuille de présence peut être faite au format papier. Cependant, le papier entraine de la fraude, des pertes de feuille et surtout de temps. En effet, l'impression, la distribution et l'archivage sont autant de tâches nécessaires à la gestion de ces feuilles de présence.
Une version digitale, au format Word ou Excel, n'est guère mieux. Néanmoins, il existe des solutions de dématérialisation des feuilles d'émargement en formation. Ces logiciels spécialisés dans la signature électronique et la gestion des présences font gagner beaucoup de temps. Par ailleurs, l'émargement est sécurisé et centralisé, ce qui assure que la feuille soit acceptée.
Comment faire une feuille d'émargement en formation ?
L'émargement en formation est une étape cruciale pour attester de la présence des apprenants. L'émargement consiste en la signature d'un document par l'apprenant attestant de sa présence, de son assiduité et de sa ponctualité.
Pour réaliser une feuille d'émargement en formation, il est important de prendre en compte les éléments clés tels que les noms des participants, l'heure et le lieu de la formation dispensés. Pour ête conforme, elle doit notamment comporter des mentions obligatoires telles que la date, l'intervenant et les informations de la convention de formation.
En fonction du type de formation dispensée, il peut être nécessaire d'utiliser des feuilles d'émargement collectives ou des feuilles de présence individuelles. Ces documents doivent être établis de manière claire et concise, en utilisant des logiciels tels que Word ou Excel pour les formation en présentiel, ou un logiciel spécialisé pour des formations à distance, et être conformes aux exigences légales.
Quelles sont les obligations d'une feuille d'émargement en formation ?
Les feuilles de présence ont différentes contraintes. En effet, que vous soyez formateur indépendant ou dépendant d'un organisme de formation ces dernières sont régulées par des lois et codes bien précises. Ainsi, la feuille de présence doit comporter ces éléments à minima :
- Nom du participant
- Prénom du participant
- Nom de la session de formation
- Lieu de formation
- Coordonnées de l'organisme organisateur de la formation
- Durée de la formation
- Horaires de la formation
- Date de la formation
La feuille d'émargement en formation professionelle comporte ces informations obligatoires. Ainsi, la signature du stagiaire ou de l'apprenant peut être demandée. Le logo de l'organisme de formation et de la société cliente sont souvent ajoutés.
De plus, sur une feuille d'émargement dématérialisée en formation, un lien de suivi est apposé. Ce lien permet d'attester de l'authenticité des signatures. De ce fait, les données de la signature électronique, l'horaire, le lieu, le moyen de signature, etc, sont visibles. Néanmoins, ces données ne sont pas toujours rendues publiques, à cause des politiques appliquées sur la protection des données personelles.
Enfin, la feuille d'émargement en formation peut être demandée par demi-journée, par action de formation ou bien par apprenant. Dans ce dernier cas, la feuille de présence est une feuille d'émargement individuelle. Ces différents éléments dépendent de ce que demande l'organisme qui finance les formations.
La méthode facile : la signature électronique ?
L'émargement via une solution de génération de feuille d'émargement en formation de manière digitale a de nombreux avantages.
En effet, une solution de signature électronique permet d'éviter la fraude que ce soit sur une formation à distance ou en présentielle. La perte de feuille est impossible. Par ailleurs, la sécurisation d'une signature électronique est plus grande qu'une signature manuscrite. De plus, une solution de signature électronique permet de centraliser les données, ce qui permet un grand gain de temps des tâches administratives pour les organismes de formation.
Néanmoins, le choix d'une solution de feuilles d'émargement pour une journée de formation n'est pas toujours simple. En effet, les logiciels de signatures numériques connues ne sont pas adaptées à l'émargement de feuilles de présence en formation. Ainsi, il est préférable d'opter pour une solution spécialisée et certifiée. Edusign est une solution qui permet aux administrateurs des formations de gagner du temps, à un coût bien plus faible que les systèmes de signatures électroniques classiques.
En revanche, si le nombre de feuilles de présence à géré est grand, il est préférable de connecter la solution avec les autres logiciels de l'organismes de formation. Ainsi, les données passent sans avoir besoin de transférer par fichier Excel.
La solution Edusign
Pourquoi choisir Edusign pour ses feuilles d’émargement en ligne ?
3 Raisons de choisir la solution d'émargement Edusign :
- Edusign est facile à utiliser et convivial, vous permettant de créer et de gérer des listes de présence de manière efficace et rapide.
- La solution Edusign est sécurisée et respecte la confidentialité de vos données. Ceci est important lorsqu'il s'agit de gérer les informations sensibles contenues dans les registres de présence.
- Edusign propose de nombreuses fonctionnalités utiles, telles que la possibilité de créer des formulaires personnalisés, de suivre l'historique des émargements et de générer des rapports en temps réel.
Nos avantages
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