Feuilles de présence en formation : comment faire ?
La feuilles de présence en formation, ou encore feuilles d'émargement, sont essentielles pour de nombreuses raisons. Nous en avons tous signé en tant que stagiaire, apprenant ou formateur en version manuscrite plus que digitale. Néanmoins, cela pourrait changer dans les années à venir avec l'arrivé de solutions innovantes de dématérialisation des documents et processus, dont la signature des feuilles de présence. Effectivement les organismes de formation professionnelle cherchent constamment à se démarquer et optimiser les processus qui leurs sont important.
Plus qu'un enjeux financier, c'est un enjeux environnemental. Cependant, il ne faut pas aller trop vite et nous allons voir quels sont les pièges à éviter. Cette analyse permet d'identifier les meilleures solutions pour gagner du temps et de l'argent.
Feuilles de présence : c'est quoi ?
Les feuilles de présence en formation sont, le plus souvent sous forme papier, des documents utiles lors de différents évènements. Les feuilles d'émargement sont utiles pour suivre l'assiduité des participants aux formations, assemblées générales et autres évènements.
La signature des participants ou des apprenants est mise sur la feuille de présence. L'intervenant, ou responsable de la feuille de présence s'assure de la validité des émargements. Les signatures des personnes présentes sont obligatoires pour s'assurer de l'assiduité lors de la formation, au travail ou lors d'une assemblée générale.
Des logiciels de feuilles de présence existent. Ces logiciels d'assiduité permettent de mieux voir qui sont les personnes présentes lors de la signature du document d'émargement. Toutefois, des modèles de feuilles de présence sont disponibles pour les administrateurs sans budget.
La gestion des émargement peut être assez couteuse. Les logiciels de signatures électroniques ont un coût. Cependant, ils évitent de perdre du temps à générer, faire signer, organiser et à archiver les feuilles de présence. La perte de ces dernières pouvant entraîner de grandes pertes d'argent. En effet, ces feuilles d'émargement permettent aux organismes de formation d'être rémunéré lorsqu'un participant est présent. Dans le cas d'une absence ou d'un manque de signature numérique ou non, le financement n'est pas valable. Les feuilles de présence ont donc une place importante lorsqu'elles sont obligatoires.
Quelles sont les lois sur les feuilles de présence ?
Depuis quelques années il est possible de dématérialiser les feuilles de présence. L'essor des solutions de signatures électroniques a permis aux signatures digitales de devenir équivalentes aux signatures manuscrites. Que ce soit en foad ou en présentiel, il existe une solution pour émarger.
Cependant, des décrets et certificats ont été mis en place afin d'assurer la validité de feuilles de présence digitales. La RGPD est d'autant plus importante. En effet, la signature digitale de documents est une manipulation de donnée sensible. Ce souci n'est pas, ou moins, présent en présentiel, sur une feuille de présence classique.
Les OPCO acceptent une certaine flexibilité dans la présentation des documents. Néanmoins, avoir le logo, les informations de la session et le l'organisme de formation ou de l'entreprise sont souvent nécessaires. De plus, certains financeurs demandent la signature de l'intervenant sur les feuilles de présence.
La dématérialisation des feuilles de présence est-elle possible ?
La gestion du papier dans les entreprises est une catastrophe écologique. Ce sont plus de 75kg de papier qui sont consommés par an par employé en France, soit trois fois plus que la moyenne mondiale.
La dématérialisation des feuilles de présence et autres documents demandent des serveurs qui consomment de l'énergie. Cependant, si ces serveurs sont aux normes, la gestion des émargements devient plus écologique qu'avec des solutions classiques au format papier.
Qui plus est, les solutions de dématérialisation des feuilles de présence permettent de gagner du temps et de l'argent. En effet, plus besoin de suivre les signatures, tout est centralisé. Les signataires peuvent signer les feuilles d'émargement en toute simplicité depuis leur téléphone ou leur ordinateur.
Cependant, ces solutions digitales doivent répondre aux exigences de sécurité. Edusign est une solution simple avec un essai gratuit pour dématérialiser ses feuilles de présence.
En résumé, pour gérer ses feuilles de présence on peut...
- Utiliser un modèle de feuille de présence
- Profiter d'une solution d'émargement en ligne de Edusign
- Signer une feuille de présence papier
- Faire attention à la sécurité des signatures
- Etudier si la perte de temps et d'argent dues aux feuilles d'émargement
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