Digitalisation des feuilles de présence
Quelles sont les clés à avoir pour digitaliser les feuilles de présence?
La digitalisation des feuilles de présence permet de limiter diverses frais. En effet, des frais de gestion sont associés à la manipulation des feuilles de présence. L'archivage, la création, la signature ou encore la récupération des feuilles d'émargement au format papier n'est pas idéal. Digitaliser ses feuilles de présence permet de gagner du temps. Aussi bien sur la création que sur la gestion après la signature des participants lors des formations.
La digitalisation des feuilles de présence peut réduire le temps de gestion des présence de 60 à 80%, selon la taille des formations et le logiciel utilisé. Les feuilles d'émargement sont un vecteur important de perte d'argent pour les organismes de formation. Il est facile d'optimiser cet aspect avec des logiciels de digitalisation des feuilles de présence.
D'ailleurs, digitaliser ses feuilles d'émargement permet de centraliser l'information. Ainsi, il y moins, voir plus du tout, de perte de signatures ou de fraude à la signature. Les OPCO et autres organismes financeurs des formations regardent les signatures sur les feuilles de présence pour déverrouiller les financements.
De plus, la digitalisation des documents de la formation est une super action pour l'environnement. Cela fait parti des 50 gestes que vous pouvez faire au bureau.
Cependant, la dématérialisation des feuilles d'émargement et autres processus requiert certains éléments. Ainsi, la signature est une donnée personnelle, la RGPD est alors primordiale. Cela est d'autant plus vrai pour de multiples signatures sur une feuille de présence. La sécurité et les certificats de signature électroniques sont importants lors du choix d'une solution de digitalisation des feuilles de présence.
Digitalisation des feuilles de présence : comment faire ?
Identifier le besoin de l'entreprise ou de l'organisme de formation est une première étape. Il n'est pas toujours utile de posséder une solution d'émargement digital. Par exemple, si vous êtes formateur indépendant, le temps de prendre en main une solution sera parfois plus long que le temps gagné. Néanmoins, pour la majorité des entités, les logiciels de digitalisation des feuilles de présence et autres documents liés aux formations sont pertinents. D'autant plus que Edusign propose une solution à partir de 1 signature par mois. Enfin, certaines entreprises ou organismes de formation peuvent aller jusqu'à connecter leur ERP à une solution d'émargement numérique pour aller encore plus vite.
L'étape suivante est de sélectionner un logiciel pour la digitalisation des feuilles de présence. Des solutions comme Universign ou HelloSign sont très bien pour les contrats. Néanmoins, ils sont bien trop cher, 8 à 12 fois plus, que les solutions spécialisées dans l'émargement électronique.
Ensuite, il ne faut pas oublier de choisir une solution qui archive les feuilles de présence dans un coffre-fort électronique certifié. Ou à défaut, sur un serveur sécurisé. En effet, l'archivage des feuilles d'émargement est indispensable et requis par la loi pour une période allant jusqu'à 10 ans.
Ensuite, la signature électronique est une donnée personnelle. La question de la RGPD est essentielle. Il est utile de s'assurer que la solution choisit comporte bien une gestion transparente et sécurisée des données personnelles. Cette gestion va plus loin que les signatures numériques et concerne les emails, nom, prénom, etc.
Enfin, il n'est pas utile d'avoir peur de choisir une solution et de la tester. La mise en place est souvent rapide et l'essai gratuit. C'est le cas d'Edusign lors de la dématérialisation des feuilles de présence.
Comment choisir une solution digitale pour mes formations ?
Le choix d'une solution digitale n'est pas toujours facile. Les processus peuvent être long, les fonctionnalités et fournisseurs opaques. Ou le souci peut venir de la gestion interne pour le choix de ces solutions. Quoi qu'il en soit, il est possible d'identifier quelques indicateurs pour se faciliter la vie. Dans ce cas, sur le choix d'une solution de digitalisation des feuilles de présence.
Identifier le besoin en terme de fonctionnalité est la première étape que vous pouvez faire en interne. Ainsi, avec une liste de fonctionnalités minimales et idéales, cela vous aidera a décider. Attention à ne pas garder uniquement cette liste en tête lors du choix de la solution de digitalisation. Cela serait limitant.
Ensuite, l'expérience utilisateur proposée devrait être critique dans votre choix. En effet, de nombreux utilisateurs vont utiliser la solution de digitalisation des feuilles de présence. Il est donc important que la solution soit intuitive et facile à prendre en main.
Bien entendu, il faut que la solution propose un archivage sécurisé. Il faut également que la feuille de présence soit acceptée par les OPCO et organismes de financement des formations. Il peut être utile de vérifier que la solution possède un certificat électronique de signature qui certifie les PDF générés depuis le logiciel de digitalisation des feuilles de présence.
Enfin, la transparence de la société, du site web à l'équipe commercial est importante. Si une entreprise n'est pas transparente, vous pouvez vous attendre à des surprises. L'idéal est d'avoir un fournisseur disponible avec un support gratuit et une solution qui évolue dans le temps en fonction des besoins de ses clients.
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