Feuille de présence formation à distance, comment faire ?
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C'est quoi une feuille de présence formation à distance ?
Une feuille de présence de formation à distance est un document administratif qui permet de suivre l'assiduité des participants à une formation à distance. Que ce soit sur une plateforme de e-learning ou lors d'un cours en visio conférence via Zoom ou encore Teams, la feuille de présence doit être émargée.
La feuille de présence formation à distance peut être donnée sous un format PDF, par session ou avec une feuille d'émargement individuelle. Des modèles de feuilles de présence sont également disponibles, en Excel ou Word. En revanche, ce ne sont pas des solutions idéales lors d'une formation à distance, ou un logiciel d'émargement est à privilégier.
Une feuille de présence en formation à distance peut avoir différentes utilisations. En effet, le contexte n'est pas toujours le même. Voici la liste des différents contextes d'utilisation d'une feuille de présence en formation à distance :
- Courte formation individuelle
- Longue formation individuelle
- Courte formation collective
- Longue formation collective
- Evènement plus grand
- Coaching
Ces quelques exemples requièrent des mesures différentes. En effet, lors d'une formation longue à distance, il est possible d'utiliser une application, ce qui est pénible lors d'une formation courte. L'installation d'une application d'émargement prend du temps et peut être délicate lors de formations avec des apprenants qui ne sont pas jeunes. Par ailleurs, la feuille de présence n'est pas le seul document de la formation. Des certificats de réalisation ou attestation d'assiduité peuvent être demandés.
Comment faire signer une feuille de présence à distance ?
Il est possible de faire signer une feuille de présence à distance, en formation FOAD, via des logiciels d'émargement électroniques. Le formateur envoi une demande de signature en ligne pour vérifier les présences.
Lors d'une formation en ligne, faire signer une feuille de présence formation à distance peut se faire par différents moyens. Il est possible de l'envoyer par courrier, il faut alors être patient et ce n'est pas le moyen le plus facile ou rapide. Ainsi, les feuilles d'émargement peuvent être digitalisées avec des solutions d'émargement en ligne.
Ces systèmes de signatures de feuilles de présence de formation à distance sont à distinguer des solutions de signatures de contrats. Les signatures de contrats requiert plus de sécurité et des certificats différents. Par ailleurs, leur prix est bien plus cher que les solutions spécialisées dans l'émargement lors de formations à distance.
Edusign est une solution qui permet de faire émarger les apprenants en ligne. Ce qui permet de générer des attestations de présence et des feuilles de présence de formation à distance.
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Quels sont les différents modes de signature?
En utilisant une savez ce qu'est une solution d'émargement en ligne, il faut trouver la bonne solution pour votre besoin. Ainsi, différents modes de signatures existent, à distance comme en présence des apprenants.
Le QR code est une solution sécurisé qui permet aux apprenants de signer via la caméra de leur smartphone. Certaines solutions proposent des QR codes qui changent tous les 5 ou 10 secondes. Ce système permet de sécuriser la signature et évite la fraude pendant les formations. En revanche cette solution demande l'installation d'une application, ce qui n'est pas idéal lors de formations courtes.
L'email de signature est un mode de signature qui permet aux formateurs de faire signer les apprenants sans avoir besoin d'application d'émargement. Ainsi, il ne requiert pas d'inscription de la part des apprenants. L'email est idéal pour les formations à distance, qu'elles soient courtes ou longues.
La signature par code pin, service d'Edusign, est une solution qui fonctionne à la fois à distance et en présentiel. En effet, ce mode d'émargement demande au formateur de projeter un code à 8 chiffres qui est entrée par les apprenants pour signer sur une page web.
Le beacon et la carte étudiante sont des modes de signatures idéales pour le présentiel, beaucoup moins pour une feuille de présence formation à distance.
Enfin, le choix d'un système et d'un mode de signature pour les feuilles de présence en formation à distance demande du test. Une mise en situation réelle vaut mieux qu'une belle page de site web.
La solution EDUSIGN
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Application étudiante (optionnelle et gratuite)
En formation courte, l'application n'est pas nécessaire
L'apprenant peut alors signer, sans inscription requise, par email ou code pin.
Émargement en 3 secondes
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Possibilité de signer autrement sans l'application
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Gestion des cours facile et rapide
- Vérification des signatures de la feuille de présence
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La feuille d'émargement Edusign en quelques mots
Edusign est une solution de digitalisation des feuilles d'émargement en formation à valeur probante. Les feuilles de présence générées en PDF par Edusign sont certifiées et ont la même valeur qu'une feuille d'émargement à signature manuscrite. Nos logiciels de dématérialisation et digitalisation des feuilles de présence intègrent de nombreuses fonctionnalités. La signature à distance et en présentiel des apprenants, des intervenants et des administrateurs. L'évolution de votre liste de présence en temps réel. La génération de documents PDF avec signature en ligne. La génération de feuilles d'émargement par formation ou par session. Il est également possible de télécharger des feuilles d'émargement individuelles par jours, semaines, mois pour les apprenants et les intervenants. Les questionnaires en ligne peuvent être envoyées au même moment, pendant la formation, avant ou après, que les signatures pour les feuilles de présence.
Edusign est un système de gestion électronique des documents (GED) à valeur probante et en accord avec la législation. Edusign respecte les exigences du décret numéro 2017-382 du 22 mars 2017 et n° 2018-1330 du 28 décembre 2018 relatif à la dématérialisation des documents relatifs à la gestion des présences en formation.
DIRECCTE, OPCO, financeurs, entreprises, chaque partie est respecté par Edusign. La valeur probante des documents est assurée et les documents sont archivés en coffre-fort électronique certifié par l'AFNOR pour une durée de 10 ans.
Enfin, Edusign amène une démarche RSE aux organismes de formations. En effet, Edusign permet de sauver des arbres. Edusign s'engage a planter des arbres en plus des feuilles, encre et outils économisés. Chaque feuille d'émargement digitale, contribue à planter des arbres supplémentaires.