Modèle feuille de présence Word, PDF et Excel
Qu’est-ce qu’une feuille de présence et quelle est son utilité ?
Une feuille de présence est un document utilisé pour noter la présence ou l'absence de personnes dans un certain cadre, comme un bureau, un atelier ou une école. Elle sert de registre officiel de la présence des employés, ce qui peut être nécessaire pour la paie et d'autres fins administratives.
Les feuilles de présence permettent aux responsables d'obtenir rapidement et facilement un décompte de leurs employés à un moment donné, garantissant ainsi que le nombre approprié de personnes est présent conformément à la politique de l'organisation.
Les écoles utilisent couramment les feuilles de présence non seulement pour contrôler l'assiduité des élèves, mais aussi comme un outil supplémentaire pour les motiver à assister régulièrement aux cours.
C’est un moyen pratique de suivre les membres de divers types d'organisations et d'environnements sur une période donnée, ce qui permet aux administrateurs de prendre des décisions éclairées en matière d'efficacité globale et de répartition du travail.
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Pourquoi utiliser un modèle de feuille de présence word ?
Les feuilles de présence sont importantes pour justifier de l'assiduité d'un participant. Que ce soit lors d'une formation, une assemblée générale ou un évènement. Cette justification peut être fait par différents moyens. Cependant, la jurisprudence, disponible sur LegiFrance, rend la signature d'une feuille de présence quasi obligatoire pour justifier de la présence d'un individu. Ces feuilles de présence sont généralement faites sur Word, ou via un autre logiciel de traitement de texte similaire.
Ainsi, l'utilisation d'un document de type feuille d'émargement, permet de sécuriser son financement. En effet, bien souvent le financement des formations est conditionné à la présence de l'apprenant à cette formation. De ce fait, une feuille de présence peut valoir plusieurs milliers d'euros.
Néanmoins, utiliser un papier qui peut se perdre, qui n'est pas sécurisé et qui prend du temps n'est pas forcément la solution idéale. Edusign permet de résoudre ces soucis et de gagner en sécurité et en temps, avec la signature sécurisé en quelques secondes à distance ou en présentiel.
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Les autres modèles de feuille de présence (PDF, Excel, etc)
Le format Word permet de modifier facilement un document. Cependant, il n'est pas toujours pratique. En effet, il nécessite une modification du document pour chaque utilisation, ce qui n'est pas idéal.
L'utilisation d'une feuille Excel, ou d'un Google Sheet en ligne permet une signature des feuilles de présence plus flexible lors des formations ou assemblées générales. Cependant, ces formats ne sont généralement pas acceptés par les organismes de contrôles, en France, la Direccte, les OPCO ou Pôle Emploi.
Une alternative pour faire signer ses participants lors d'une formation professionnelle ou lors d'une assemblée générale est d'utiliser un format PDF. C'est le format idéal en terme de résultat car c'est un format sécurisé et universel. Néanmoins, le PDF n'est pas pratique à faire circuler à distance et prend difficilement en compte les modifications.
On peut donc conclure que le format word est bien pour débuter, mais qu'un format PDF serait idéal. Des entreprises telles que Edusign permettent de faire émarger des participants en quelques instants et de sortir des documents PDF sécurisés. Les feuilles de présence sont générées automatiquement par jour, semaine ou apprenants. Par ailleurs, ces outils permettent de générer des documents complémentaires tels que des attestations de fin de formation.
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Gagner du temps avec l'émargement digital
Un modèle de feuille de présence word est une solution qui conviendra aux intervenants indépendants ou pour une utilisation très ponctuelle. Cependant, dès que l'utilisation des feuilles de présence devient plus régulière, dans le cadre de formations internes ou externes avec un organisme de formation ou une entreprise par exemple, un modèle de feuille de présence word ne convient plus.
Ainsi, des solutions digitales de signatures permettent de remplir une feuille d'émargement en peu de temps, à distance ou en présentiel. Cela permet de sécuriser le financement des formations, de centraliser les données, de donner une meilleure expérience et de gagner du temps, surtout au niveau administratif.
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