Le paraphage d’un document : est-ce vraiment utile ?

image Paraphage sur le logiciel Edusign

Dans tout document, qu’il soit officiel, authentique ou privé, la signature reste l’élément essentiel de validation pour chaque partie engagée. Elle est le plus souvent apposée à la dernière page du document, identifiant le signataire et attestant sa validation.

Lorsqu’un document contient plusieurs pages, il peut parfois être utile de le parapher. Cette pratique, bien qu’elle ne soit pas obligatoire, peut s’avérer contraignante, surtout s’il s’agit de le faire sur plusieurs pages.

Ce qui peut amener à se questionner sur la nécessité de faire un paraphage de document, et son objectif final. A l’ère où la signature électronique est très prisée, le paraphage a-t-il encore lieu d’être ?Quelle valeur juridique apporter à un paraphe ? Comment parapher un document électronique ?

Cet article permettra d’apporter plus de réponses à ces questions concernant le paraphage et son utilisation.

Qu’est-ce que le paraphage ?

Le terme paraphage se rapporte au fait de parapher un document papier. Par définition, parapher signifie apposer un signe manuscrit sur chaque page d’un document, sauf sur la page comportant la signature officielle. Ce signe peut être une sorte de signature plus simple. Dans la plupart des cas, il s’agit des initiales noms et prénoms.

Dans un acte de paraphage, les deux parties signataires doivent disposer chacune des copies du contrat qui doit être signé. Les copies seront paraphées par les deux signataires sur toutes les pages du contrat.

L’usage courant du paraphe impose celui-ci en bas de page à droite. Mais il n’existe pas de formalités ou de conventions concernant l’emplacement du paraphage. Celui-ci peut donc être à gauche ou à droite.

Pourquoi parapher un document ?

En plus de signer un contrat avec un émargement, il est d’usage de parapher chaque page constituant ce document.

Le paraphe remplit deux fonctions essentielles dans un document :

  • La première atteste que les signataires ont bien lu les documents page par page. Ils ont validé l’ensemble avant de poser la signature finale.
  • La deuxième consiste à éviter la modification de chaque page après les procédures de signature finale. Le paraphage permet dans ce cas de garantir l’intégrité du document signé.

Selon ces deux fonctions, le paraphage demeure essentiel, pour se prémunir contre les actes de faux usage et les litiges. Il est d’autant plus important lorsque les enjeux de la signature sont importants. Par exemple, dans un processus de ratification, dans les conventions internationales, etc.

Valeur juridique du paraphe

Si le paraphage est essentiel dans certains actes, il ne se révèle pas toujours obligatoire. Juridiquement parlant, le paraphe n’a pas de valeur probante par rapport à une signature. La signature reste l’élément qui valide un document.

Toutefois, le paraphe peut s’avérer essentiel dans la mesure où il constitue un élément de preuve pour la validité d’un document. La nécessité de parapher un document va dépendre de la nature, mais aussi du type de document. De même sa valeur juridique dépendra des actes à parapher.

Le paraphe dans les actes privés

Les actes sous signature privée ou sous seing privé désignent les contrats entre deux entités privées ou particuliers. Ce sont des actes en support papier dont la signature n’est pas réalisée sous la présence d’un officier de loi (exemple : notaire ou greffier). Ce sont par exemple :

  • Les contrats de baux locatifs
  • Les actes de vente de véhicule
  • Les bons de commande
  • Les compromis de vente d’un bien immobilier
  • Les contrats de prestation de service
  • Les contrats de travail
  • Etc.

Pour ces documents, le paraphage n’est pas requis et ne dispose pas de valeur probante. Seule la signature atteste l’authenticité principale du document. Les signataires peuvent tout de même parapher les copies des contrats dont ils disposent par mesure de précaution.

L’apposition d’un paraphage peut être utile en cas de litige. Il permet de renforcer la validité de la signature, apportant ainsi un élément de preuve supplémentaire et non la seule preuve.

Le paraphage des actes authentiques

Les actes authentiques désignent des documents rédigés conformément aux formalités légales par un officier de la loi. Cela peut être un huissier de justice, un notaire, un avocat, etc. Ce sont des actes enregistrés par l’officier public auprès d’un registre officiel. Cet officier se charge de faire signer le document par chacune des parties signataires. Ce sont par exemple :

  • Les testaments
  • Les documents administratifs comme les contrats de vente, les contrats de prêts immobiliers, etc.
  • Le contrat de mariage
  • Les conventions entre entreprises, associations
  • Les conventions entre entités internationales, etc.

Pour ces actes authentiques, l’apposition d’un paraphe demeure obligatoire, sous peine de nullité des feuilles non paraphées. L’article 14 du Décret n° 2005-973 du 10 août 2005 indique que : chaque feuille est paraphée par le notaire et les signataires de l’acte.

Toutefois, ce même décret ajoute une autre ligne. Si les feuillets de l’acte et de ses annexes sont rassemblés par un procédé qui empêche toute addition ou remplacement, il n’y a pas lieu de parapher.

Parapher un document électronique

À l’heure de la numérisation et de la dématérialisation des documents, les signatures se font désormais par voie électronique. De même pour les paraphes, il est désormais possible d’apposer sa signature digitale pour toutes les pages de documents.

Cette pratique se présente comme une alternative plus simple, mais aussi plus sécurisée pour authentifier un document ou le valider. De plus, elle permet de ne plus avoir à parapher les pages. À elle seule, la signature électronique suffit pour valider ou authentifier un acte. Elle est validée juridiquement.

Les avantages d’un paraphage et d’une signature électronique

La signature électronique possède de nombreux avantages :

Tout d’abord, elle permet d’éviter de signer plusieurs pages et des documents volumineux. Ce qui est une tâche chronophage et très longue.

Ensuite, elle permet de parapher par voie électronique en quelques secondes, à distance. Elle ne nécessite pas la présence de chaque signataire. Elle peut se faire de n’importe quel endroit et à tout moment de la journée.

La signature électronique garantit l’intégrité d’un document sans avoir besoin de parapher. Celui-ci ne peut plus être modifié après signature grâce à un système d’horodatage. Ce système permet d’attester le moment et l’heure précis de l’apposition de la signature. L’horodateur  chiffre également le document pour qu’il ne puisse pas être modifié.

Étant donné le fonctionnement de la signature électronique, celle-ci supprime la nécessité de faire du paraphage. Toutefois, cela n’empêche pas le fait de parapher les documents si cela peut apporter une assurance de plus pour les signataires.

Comment signer et faire un paraphage par voie électronique ?

En France, c’est le règlement de signature électronique européen eIDAS qui régule l’utilisation de la signature digitale.

Pour pouvoir faire une signature numérique juridiquement reconnue, cet organisme de régulation impose le certificat de signature.

Un certificat de signature numérique est attribué à toute entité ou personne qui souhaite signer électroniquement un document Office. C’est un document numérique qui permet de valider l’identité du signataire, l’intégrité des documents échangés. Il permet aussi d’authentifier l’assurance de non-répudiation de la signature.

Pour le recevoir, il faut l’avoir obtenu par une entité apte à délivrer un certificat électronique. Choisir un prestataire de confiance est de rigueur pour s’assurer de la validité de son certificat.

Par ailleurs, il faut savoir que l’archivage électronique d’une signature est de 10 ans. Ce délai peut être prolongé selon les besoins.

Les types de signatures électroniques

L’entité eIDAS reconnaît trois types de signatures :

  1. La signature électronique simple ou de base SES
  2. La signature électronique avancée ou le niveau 2 AES
  3. La signature électronique qualifiée de niveau 4. QES

Les deux derniers types de signatures électroniques sont utilisés pour répondre à des marchés publics.

La signature de base SES

La signature SES de base comprend les signatures électroniques classiques sans nécessité de vérification d’identité. Il ne s’agit pas forcément des signatures proprement dites. Cela peut être l’écriture du nom et prénom à la fin du courriel.

Cela peut aussi être une signature scannée. Sur certains documents numériques ( CGU, CGV) cela peut-être le simple fait de cliquer sur le bouton J’accepte.

Concernant la signature électronique basique, le certificat de signature n’est pas obligatoire. L’archivage de ce type d’émargement est sans délai.

La signature avancée ou AES

La signature avancée ou AES comprend les signatures légalement valables et associées de manière unique à son propriétaire. Le signataire crée sa signature suivant des données personnelles dont lui seul en possède la clé.

La signature qualifiée ou QES

La signature qualifiée ou QES est la forme la plus stricte des signatures électroniques. Il a la même valeur juridique et légale que la signature manuscrite. Pour l’obtenir, il faut suivre un processus d’accréditation et de supervision définie par le règlement eIDAS.

Comment faire une signature électronique ?

Il existe plusieurs façons de créer une signature électronique. Le moyen le plus simple et facile est de faire une signature manuscrite puis de le scanner pour le rendre électronique.

La manière la plus professionnelle de procéder est de passer par un logiciel de signature électronique. Celui-ci permet non seulement de créer une signature, mais aussi de parapher des documents. La création de signature électronique et le paraphage se font en quelques étapes.

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