Le recours à un organisme certificateur pour obtenir une certification pour un organisme de formation

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La formation professionnelle donne généralement lieu à une certification en fin de cursus. Celle-ci permet aux apprenants de faire valoir les compétences acquises une fois sur le marché de l’emploi.

Pour l’organisme de formation, détenir des certifications professionnelles confirme qu’il est capable de mettre en œuvre une offre de formation de qualité. Il s’agit également d’une condition sine qua none pour pouvoir proposer des formations ou des actions financées.

En outre, elle certifie la qualité des formations dispensées et permet d’avoir une plus grande lisibilité sur l’offre.

La loi Avenir Professionnel met d’ailleurs en exergue l’obligation d’être certifié ou accrédité. Elle vise par-là les organismes de formation, d’action de développement de compétences ou des acquis financés par des fonds publics ou mutualisés.

Ces organismes doivent être certifiés sur la base d’un référentiel national unique.

Pour trouver des réponses à ces questions, voici tout ce qu’il faut savoir sur l’organisme certificateur.

La Loi Avenir Professionnel et le Code du travail sur la certification

L’article L.6316-1 du Code du travail prévoit une obligation de certification par un organisme pour différents prestataires. Cela concerne :

  • Prestataires de formation ou d’actions.
  • Fournisseurs de bilans de compétences.
  • Prestataires d’actions permettant de faire valider les acquis.
  • Fournisseurs de prestations d’actions de formation par apprentissage

Ces prestataires se regroupent dans la catégorie des OPAC. Ils sont appelés Organisme Prestataires d’Actions concourant au développement des Compétences.

C’est une certification obligatoire si les prestataires OPAC bénéficient de financements publics ou paritaires par :

  • Un opérateur de compétences.
  • La commission mentionnée dans l’article L6323-17-6.
  • L’État
  • Les organismes de financement tels que Pôle Emploi ou Agefiph
  • La caisse des dépôts et des consignes.

Toutefois, tout prestataire demandeur qui souhaite acquérir une certification peut enclencher la démarche de certification.

Le système de certification qualité dénommé Qualiopi se contracte auprès d’un organisme certificateur. Celui-ci peut être accrédité par le COFRAC ou Comité Français d’Accréditation.

Organismes de certification et leur rôle

L’organisme certificateur est une entité qui se charge de délivrer des certifications. Il décide du contenu et des critères de certification à savoir les compétences et les connaissances exigées ainsi que des modalités d’évaluation de la conformité de celles-ci. Il intervient dans tous types de formations qu’elle soit initiale, continue ou en VAE.

Le rôle de l’organisme de certification consiste à évaluer si un prestataire est capable de proposer des offres qualitatives.  Pour ce faire, il se base sur un référentiel national et commun à toutes les agences proposant des activités de certification. Il fait appel à un auditeur compétent et fiable pour réaliser les missions d’audits.

Actuellement, 7 critères définis par ce référentiel permettent de procéder aux évaluations. Ces critères contiennent 32 indicateurs pour optimiser les chances de l’organisme de formation à se faire délivrer la certification.

Déroulement de la certification par un organisme certificateur

La certification proprement dite passe par plusieurs étapes :

  1. Enclencher la démarche pour faire une demande de certification. Le prestataire OPAC doit choisir un organisme certificateur indépendant, signer un contrat avec cet organisme. Ensuite, il se soumettra aux différents types d’audits.
  1. Un pré-audit qui consiste en un diagnostic préalable. Il permet d’indiquer les différents points d’amélioration continue à respecter pour passer l’audit de certification avec succès.
  1. Un audit initial qui sera le premier face-à-face entre le prestataire de formation en quête d’obtention de la certification et l’organisme certificateur. Cette visite d’évaluation se portera sur les 32 indicateurs des 7 critères à observer. Elle se déroule généralement en une journée.
  1. Passé cette étape initiale, l’établissement formateur sera informé des éventuels cas de non conformités. Si conformité, l’établissement recevra sa certification et va obtenir l’accréditation.
  1. Un audit de surveillance se programme dans les prochains 18 mois suivant le premier. Ensuite, le prestataire passera un audit de renouvellement après 3 ans.
  1. En cas de non-conformité, l’organisme de formation bénéficie d’un délai de 3 à 6 mois pour revoir son plan d’action. Ce délai permettra aussi d’améliorer tous les indicateurs importants.

ASTUCE :

Avant de faire une demande de certification des compétences, informez-vous sur les indicateurs et les critères essentiels, autrement dit, sur toutes les exigences de la certification. Cela vous permettra de vous préparer au mieux avant l’audit. De toutes les manières, les établissements de formation disposent d’un délai de 6 à 8 mois pour préparer et obtenir les certifications.

Qui sont les organismes certificateurs ?

Les organismes certificateurs ou agences de certification sont des entités qui travaillent de façon indépendante. Ils peuvent ou non disposer d’une accréditation de la part du Ministère du Travail ou d’une entité spécifique.

En France, c’est le COFRAC qui assure l’accréditation des organismes certificateurs. Ils sont actuellement au nombre de 24. La liste est disponible sur le site du Ministère du Travail, mais également sur le site de travail-emploi.gouv.fr.

Choisir un organisme certificateur accrédité n’est pas obligatoire. Toutefois, c’est une donnée rassurante pour le prestataire de formation ou les formateurs tout comme pour les futurs apprenants et clients.

L’accréditation est comme la certification une reconnaissance des procédures et pratiques du référentiel. C’est un gage de confiance et de qualité pour l’agence de certification

Outre les certificateurs accrédités pour la certification qualité, il existe des agences labellisées et reconnues qui peuvent délivrer des certifications. Un établissement de formation peut solliciter un audit indépendamment du label ou de la certification dont il est titulaire.

Comment choisir son organisme certificateur ?

Le choix d’un organisme certificateur ne se fait pas par hasard. Il doit faire l’objet d’une étude préalable. Il existe quelques critères que vous pouvez appliquer pour choisir votre organisme de certification. Ce sont notamment :

La notoriété de l’organisme certificateur au regard du métier 

Choisir un bureau de certification des entreprises,connu et reconnu est un gage de qualité et d’efficacité dans les prestations de celles-ci. Cela rassure notamment sur leur fiabilité, aptitude, savoir-faire et compétences professionnelles.

Son expérience dans le domaine

L’expérience complète la notoriété. De nombreux moyens permettent de savoir si un organisme certificateur agréé possède de l’expérience ou non :

  • Sa notoriété
  • Son site web ou son portfolio
  • Les avis de ses clients

En outre, un organisme indépendant peut être généraliste ou spécialisé. Par exemple, il y a les organismes certificateurs qui délivrent des certifications de la liste Cnefop. Il y en a d’autres qui délivrent uniquement la certification qualité.

La capacité de l’organisme certificateur à choisir des auditeurs 

L’organisme de certification indépendante doit choisir un auditeur compétent et qualifié pour mener les audits. Le choix d’un auditeur doit aussi se faire selon sa proximité par rapport à l’établissement à auditer. Le coût de déplacement est à prendre en compte dans le budget.

Le coût

Demander une certification professionnelle engendre des coûts : type de certification, prestations de l’organisme de certification, coûts de déplacements et les imprévus. Demandez un devis détaillé pour chaque certificateur sélectionné. Choisissez celui qui offre le meilleur prix mais surtout une plus grande qualité.

L’accréditation

Comme déjà dit plus haut, l’accréditation n’est pas obligatoire. Toutefois, choisir un organisme accrédité c’est disposer d’un gage supplémentaire de qualité. Un organisme certificateur peut avoir une ou plusieurs accréditations.

ASTUCES :

Pour bien choisir votre organisme de certification, consultez la liste des OC accrédités. Ensuite, contactez 3 à 4 pour obtenir un devis, discuter de manière générale et voir si la collaboration peut se faire. Le premier contact et l’accueil de votre interlocuteur peuvent vous aider à déterminer si l’entente est favorable à une collaboration. Se renseigner auprès des autres établissements de formation déjà certifiés constitue une autre démarche astucieuse.

Comment se déroule le processus de certification par un organisme certificateur ?

Une fois l’organisme certificateur choisi, les deux entités se soumettent à la signature du contrat. Bien avant cela, l’établissement de formation peut se préparer aux processus de certification. En effectuant une mise à jour de son système de management de qualité.

Un pré-audit se fait sous les recommandations de l’organisme de certification. Celui-ci propose des conseils pour permettre à l’organisme de formation de se positionner sur les critères de qualité exigés.

Le jour de l’audit, les auditeurs investiguent sur le système de management, sur les offres, les contenus pédagogiques, les locaux, etc. Ils n’emportent pas de document, mais ils relèvent tous les indicateurs du référentiel de certification.

L’audit terminé, les auditeurs rédigent un rapport. Le comité de certification de l’OC se charge ensuite d’évaluer ce rapport. Après recoupement, le comité prend une décision collective.

Le rapport d’audit prévoit plusieurs issues :

  • Une conformité qui donne droit à la certification
  • Une non-conformité mineure donne droit à la certification, mais reste un point d’attention à améliorer. Celle-ci doit être corrigée au prochain audit de surveillance.
  • Une non-conformité majeure qui retarde l’obtention de certification. Elle donne lieu à un nouvel audit dans les 3-6 mois suivant le premier.

Ne pas obtenir la certification ne pénalise en rien l’activité de formation. L’établissement peut toujours continuer son activité tout en améliorant ses offres et son système.

L’audit de l’organisme de certification

L’Organisme certificateur reste avant tout un prestataire de service d’audit. Si le client audité estime que les prestations de celui-ci ne sont pas conformes aux règles attendues, il peut enclencher des procédures. Cela consiste notamment à en référer aux services de régulation des OC. Cela peut être le Ministère du Travail ou le COFRAC si l’OC est accrédité.

Pour conclure, les organismes de certification sont des entités importantes qui contribuent à garantir la qualité sur le marché des formations. Ils fixent des normes et évaluent le respect de ces normes par les prestataires, ce qui contribue à protéger à la fois les consommateurs et les entreprises. Si vous recherchez un prestataire de formation de qualité, il est important de faire vos recherches et de vous renseigner sur ses certifications. En choisissant un prestataire certifié, vous pouvez être sûr d’obtenir ce que vous attendez en termes de qualité et de valeur. Abonnez-vous à notre site pour obtenir toutes les informations relatives aux organismes de formation certifiés.

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